Nel settore pubblico i dati, i documenti amministrativi e le informazioni costituiscono un sistema “informativo” basilare e centrale nel senso che senza questo “sistema informativo” non si possono prendere decisioni corrette, funzionali, utili per le persone, i cittadini e le imprese. Ma questo assioma vale ancora di più oggi se si considera che i dati pubblici dovrebbero essere nativamente digitali, formati nel rispetto di precisi requisiti e regole tecniche (Codice dell’amministrazione digitale, dlgs 82/2005 e sm; Linee guida Agid sulla formazione, gestione, conservazione dei documenti – 18.9.2020).
Nel settore privato si parla infatti di “data-driven” nella logica che migliori sono i dati e migliore è l’attività e la produttività aziendale: più facile anche il transito da una società analogica verso una società digitale.
Covid-19 e la centralità e la qualità dei dati
Il tema della centralità dei dati è “scoppiato” con la pandemia Covid-19: come e perché una regione o un comune o una zona devono essere contrassegnati da un colore (giallo, arancione, rosso) e quindi essere in diverse situazioni di “difesa anti covid” oppure possono cambiare di colore e quindi di situazioni di difesa; la dinamica dei colori assegnati alle regioni o alle zone in ragione di 21 parametri.
E quindi si è fatto ricorso ad un “modello di parametri” che deve essere utilizzato per fare una valutazione “oggettiva” dei dati. E allora si pone subito il problema su come e da chi il modello è stato definito; come devono essere formati, gestiti, diffusi, conservati i dati; se ci sono requisiti e regole tecniche da rispettare per assicurare “qualità” ai dati (disponibilità, completezza, aggiornamento, certezza, accessibilità, chiarezza, comprensibilità, sicurezza).
Non entro nella polemica politica dei “colori” e delle dinamiche dei parametri applicati in situazione critica Covid-19 ma prendo spunto dalla polemica e dal dibattito per dare un contributo su come posizionare correttamente il tema della produzione e dell’utilizzo dei dati nel settore pubblico sia in situazione di emergenza e sia in situazione di normalità. Come al solito il rischio è sempre quello che, passata l’emergenza, il tema della “centralità e della qualità dei dati” sia collocato nel dimenticatoio (e resta all’attenzione solo di piccoli gruppi di ricercatori, studiosi, scienziati, ecc.).
Ma come siamo messi oggi nel settore pubblico?
Manca una cultura della qualità dei dati, dei documenti, delle informazioni: siamo lontani dall’assioma sopra riportato (qualità dei dati significa qualità dell’azione decisionale ed amministrativa). Per produrre dati/documenti/informazioni di qualità è necessario che le organizzazioni pubbliche operino con regole, metodologie e tecniche adeguate per assicurare qualità. In definitiva oggi tutte le 50.000 organizzazioni pubbliche (stato, regioni, comuni, scuole, ecc.) producono, comunicano, diffondono, utilizzano e conservano dati senza un piano di produzione e di gestione dei dati di qualità: cioè, senza regole, metodi e tecniche. Ci troviamo in una grande prateria di enti, decisori ed operatori pubblici che ”decidono” o “amministrano” sulla base di dati “senza qualità”. E in situazioni di crisi pandemica o di terremoti o di alluvioni, ecc. il Paese, le comunità locali si accorgono di agire senza “regole” o con regole non idonee ad affrontare al meglio le “crisi”. La regola delle regole è che i dati devono essere di qualità e prima di ogni cosa i dati pubblici devono essere digitali.
E già: i dati, le informazioni, la documentazione non possono essere formati, gestiti, diffusi, conservati senza regole (l’anarchia informativa, la entropia informativa, il fai date dei dati).
Le amministrazioni pubbliche per garantire dati di qualità devono dotarsi di un progetto di formazione dei dati e dei documenti di qualità. Non esistono in “natura” sistemi di dati/documenti/informazioni di qualità né le organizzazioni pubbliche come sono oggi strutturate comprendono regole e competenze specifiche in tema di qualità dei dati, della documentazione, della informazione pubblica. Il tutto viene “liquidato” in poche battute dai regolamenti di organizzazione (datati o adottati su modelli organizzativi superati) o viene “confuso” e identificato con i sistemi informatici (le tecnologie). Non esistono piani formativi degli enti per affrontare questo problema. Siamo una amministrazione di tipo analogico (anche quando facciamo finta di essere digitali), senza regole sui dati, per decisioni “approssimative” o “provvisorie”. Il tutto verificabile su come “non siamo trasparenti” (e non basta pubblicare i dati nella sezione “Amministrazione trasparente”, art.9 dlgs 33/2013) o su come si informano i cittadini tramite siti o si erogano i servizi ai cittadini e alle imprese.
I principi ed i requisiti per la qualità dei dati pubblici
Le amministrazioni pubbliche devono formare, gestire, diffondere, conservare e rendere pubblici i dati in linea con i principi della semplificazione, della trasparenza e del diritto di accesso.
Le amministrazioni devono formare, gestire, conservare i dati in modalità nativamente ed esclusivamente digitale (art. 40 del Codice dell’amministrazione digitale; Linee guida Agid, 2020).
Le amministrazioni pubbliche devono erogare i servizi in rete semplici ed integrati (art. 7 del Codice) e per garantire i diritti digitali dei cittadini e delle imprese (art. 3 e ss del Codice).
Le amministrazioni devono costruire il proprio sistema documentale digitale sul principio che i documenti informatici devono avere valore legale nel rispetto di quanto stabilito dall’art. 20, comma 1 bis del Codice: rispetto dei requisiti di immodificabilità, integrità, sicurezza e delle relative regole tecniche; utilizzo delle firme elettroniche necessarie.
Le amministrazioni devono rispettare il principio in base al quale i dati già in possesso delle amministrazioni non devono essere richieste n volte ai cittadini. Come dovrebbero rispettare il principio indicato nell’art. 43, comma 1, del Codice: “Se il documento informatico e’ conservato per legge da uno dei soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, cessa l’obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiedere accesso al documento stesso ai medesimi soggetti di cui all’articolo 2,comma 2”.
Di seguito i requisiti dei dati che sono pubblicati sul sito di una pubblica amministrazione: “Le pubbliche amministrazioni realizzano siti istituzionali su reti telematiche che rispettano i principi di accessibilita’, nonche’ di elevata usabilita’ e reperibilita’, anche da parte delle persone disabili, completezza di informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilita’, semplicita’ di’ consultazione, qualita’, omogeneita’ ed interoperabilita’. Sono in particolare resi facilmente reperibili e consultabili i dati di cui all’articolo 54.”
I requisiti per la qualità dei dati (art. 6 dlgs 33/2013):“Le pubbliche amministrazioni garantiscono la qualita’ delle informazioni riportate nei siti istituzionali nel rispetto degli obblighi di pubblicazione previsti dalla legge, assicurandone l’integrita’, il costante aggiornamento, la completezza, la tempestivita’, la semplicita’ di consultazione, la comprensibilita’, l’omogeneita’, la facile accessibilita’, nonche’ la conformita’ ai documenti originali in possesso dell’amministrazione, l’indicazione della loro provenienza e la riutilizzabilita’ secondo quanto previsto dall’articolo 7.”
Cose da fare
Sicuramente le pubbliche amministrazioni: dovrebbero rispettare i requisiti prima indicati sia nella comunicazione verso l’esterno e sia nella gestione dei dati/documenti all’interno, revisionando i propri regolamenti di organizzazione e dedicando particolare attenzione a tutta la filiera della formazione, della gestione, della conservazione dei dati (la risorsa informazione).
Le amministrazioni, anche in forma associata, dovrebbero dotarsi di piani di realizzazione dei propri sistemi di gestione documentale e di comunicazione secondo i requisiti sopra citati.
Le amministrazioni, anche in forma associata, dovrebbero curare la formazione dei propri dipendenti sulla qualità dei dati strettamente correlati ai processi organizzativi e ai procedimenti amministrativi.
Le amministrazioni, anche in forma associata, dovrebbero adottare i manuali per la gestione documentale digitale secondo i principi sopra indicati e nel rispetto delle nuove linee guida Agid.
Le amministrazioni dovrebbero rivedere i propri siti nella logica di garantire ai cittadini e alle imprese la qualità dei dati e dell’informazione.