In un Paese come il nostro restio alla modernizzazione digitale ed abituato alla lentezza burocratica delle decisioni centrali, siamo tutti alla ricerca di buone pratiche locali, esempi da promuovere e perseguire, che spezzino il letargo dell’innovazione.
E’ questo il caso della Prefettura di Lecce che ha lanciato Digital Sinergy, un progetto ampiamente avviato che sta già dando risultati significativi sotto molti punti di vista, ma innanzitutto efficacia di spending review e nuove relazioni tra PA e cittadino.
Il progetto riguarda il sistema di riscossione delle contravvenzioni effettuate sul territorio della Provincia di Lecce, un sistema prima lacunoso e lento, esoso per i cittadini e dispendioso per la stessa pubblica amministrazione.
Da oggi tutto ciò viene superato grazie all’impegno congiunto di Prefetto, dipendenti, altri apparati della PA, aziende del territorio che si sono prestate a titolo non oneroso.
Insomma un esempio tipico di quella PA che ci piace, fatta con passione, con il coinvolgimento dei dipendenti, con la collaborazione inter-istituzionale e, cosa incredibile, a “Costo Zero” per l’amministrazione.
Di questo abbiamo parlato con il Prefetto di Lecce, dott. Giuliana Perrotta, che ha fortemente voluto questo progetto e che sta già lavorando ad altre analoghe iniziative.
Molisana, due figli, Prefetto dal 2008 e molto impegnata da sempre nel sociale, Giuliana Perrotta e giunta nel 2011 nella Prefettura salentina, imprimendo sin da subito un’accelerazione connotata da forte innovazione.
L’abbiamo incontrata per saperne di più su Digital Sinergy e sulla ricetta da lei adottata per “fare meglio con meno” e su come si sia arrivati a tempi di lavorazione per pratica ridotti da 25 minuti a 2 minuti e 50 secondi.
Key4biz. Da dove nasce il progetto Digital Sinergy?
Giuliana Perrotta. Nasce dall’esigenza non più rinviabile di modernizzazione digitale del Paese. In questi ultimi anni si è assistito ad un crescente sviluppo della legislazione finalizzata a migliorare i rapporti tra le amministrazioni pubbliche, i cittadini e le imprese e oggi siamo tutti mobilitati per un passaggio compiuto della PA in direzione del digitale e il nostro progetto Digital Sinergy si colloca proprio in questo contesto. Vorrei inoltre sottolineare che abbiamo disegnato e realizzato il progetto senza investimenti aggiuntivi e con la sola forza delle idee e l’apporto del nostro personale.
Key4biz. Qual è stata la filosofia di base del progetto Digital Sinergy?
Giuliana Perrotta. Alla riscossione delle sanzioni per violazione del Codice della Strada è preposta, come è noto, la Prefettura. E’ un carico di lavoro enorme e le difficoltà della Prefettura di operare tempestivamente comporta due rischi, uno connesso alla possibile prescrizione e l’altro al maturare di interessi legali a carico del contravventore, che maggiorano considerevolmente l’importo da pagare.
Entrambi per motivi diversi non sono accettabili. Da un lato, la prescrizione è la vanificazione dell’attività di tutta la macchina organizzativa preposta al controllo del rispetto delle norme del Codice della Strada, che va ricordato è lo strumento per assicurare la sicurezza della circolazione stradale. Dall’altro, quando la sanzione esplica i suoi effetti e si arriva al pagamento, non è accettabile che il lungo tempo intercorso dall’accertamento faccia maturare interessi legali che maggiorano considerevolmente l’importo a carico del cittadino.
Key4biz. Entriamo in dettaglio, cosa avete fatto esattamente?
Giuliana Perrotta. Abbiamo dato luogo ad una reingegnerizzazione del processo di riscossione coattiva delle sanzioni derivanti dalle violazioni al Codice della Strada, fondando la nostra azione su quattro principi: quello della condivisione e creazione di una cultura organizzativa volta al miglioramento dei risultati conseguiti; quello della cooperazione inter-istituzionale tra differenti stakeholders; quello della collaborazione tra la Prefettura di Lecce e il partenariato privato (con due società del territorio), a titolo non oneroso per l’amministrazione; infine, quello della sinergia operativa con il soggetto che cura la riscossione coattiva (Equitalia Sud).
Key4biz. Oggi avete effettuato il giro di boa dei primi sei mesi, con quali risultati?
Giuliana Perrotta. Con Digital Sinergy la nostra Prefettura ha registrato nei primi 6 mesi di applicazione risultati molto concreti. Le dò un primo dato concreto: con le ordinarie procedure di back-office, il rapporto uomo–pratica era di 25 minuti, con le soluzioni individuate con Digital Sinergy, il rapporto è diventato di 2 minuti e 50 secondi.
Key4biz. Un tempo di lavorazione record rispetto al passato, come quello che avete registrato, a cosa ha portato?
Giuliana Perrotta. La misura concreta dell’efficienza/efficacia prodotta è rilevabile da numeri concreti ed è su quelli che vogliamo confrontarci. Negli ultimi 2 anni, con le tradizionali procedure del passato, sono stati immessi a ruolo per la riscossione n. 9.843 partite relative a verbali e ordinanze, per un importo complessivo pari a € 6.957.007. Nei primi 6 mesi di applicazione di Digital Sinergy sono stati immessi a ruolo n. 27.101 partite relative a ordinanze e verbali per un importo di € 10.442.215.
Key4biz. Un’impennata delle entrate a favore della PA…
Giuliana Perrotta. Non solo a favore della PA. La contrazione dei tempi di immissione a ruolo dei verbali consente un abbattimento dei costi per il cittadino, in termini di minore incidenza degli interessi legali che il cittadino stesso era prima costretto a pagare, anche per inefficienza della PA.
Key4biz. Risultati concreti e senza precedenti, con quali costi di sistema?
Giuliana Perrotta. Il costo finanziario del Progetto è stato ZERO EURO, in quanto sono state utilizzate risorse interne e abbiamo fatto ricorso alla sponsorizzazione gratuita di imprese locali. In tal senso abbiamo assicurato gli obiettivi della Spending Review, implementando processi volti a migliorare l’efficienza e l’efficacia della spesa pubblica, attuando i principi del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e garantendo una maggior “trasparenza dinamica” dell’istituzione e delle sue procedure.
Key4biz. Trasparenza “dinamica”?
Giuliana Perrotta. Sì, spesso ci si limita ad adempiere ai principi di “Trasparenza statica”, pubblicando sul sito dati sui propri dipendenti e i propri bilanci, ma sarebbe importante anche correlare le risorse ai risultati raggiunti, rispondendo così alla domanda principale dei cittadini e delle imprese: “Dove sono andati e cosa hanno prodotto i soldi che ho pagato con le tasse?”.
Quando parliamo di “Trasparenza dinamica” pensiamo invece a una trasparenza che non è concessa dall’alto, ma è la sostanza stessa del rapporto di fiducia instaurato tra cittadini, politica e pubblica amministrazione.
L’amministrazione non dà conto soltanto delle spese sostenute, ma soprattutto del rapporto tra spese e benefici: lo stesso euro può essere speso bene o male, può trasformarsi in uno sperpero come in un servizio pubblico migliore. La domanda non è “quanto costa?”, ma “quanto si spende rispetto agli altri e, a parità di spesa, qual è il livello dei servizi?”.
Questo presuppone l’ascolto dei cittadini, il benchmarking, la misurazione delle performance, la comunicazione dei risultati di queste valutazioni. La pubblicità di dati e informazioni serve non solo a garantire il controllo sull’operato dell’amministrazione, ma anche a favorire il miglioramento dei servizi offerti e a dare ai cittadini la possibilità di una scelta consapevole.
Key4biz. La vostra si configura ormai come un’operazione di successo, chi ha contribuito fattivamente a tale risultato?
Giuliana Perrotta. Non saremmo mai riusciti a raggiungere questi risultati senza la collaborazione di tutti gli attori in gioco, sia esterni che interni. Quanto ai primi, vorrei citare Equitalia per il supporto tecnico-procedimentale; Poste Italiane e il Comando Generale dei Carabinieri per la trasmissione dei dati presenti nei propri archivi; l’Agenzia del Demanio per la disponibilità alla definizione di soluzioni condivise; tutti gli Organi Accertatori (Anas, Guardia di Finanza) che non solo hanno partecipato fattivamente al progetto ma hanno altresì “aperto le porte” del proprio patrimonio informativo all’integrazione dei sistemi; infine la Parsec 3.26 per la predisposizione del software di conversione e la Clio SpA per la messa a disposizione del sistema di comunicazione BitMeeting che oggi collega le Prefetture tra loro.
Key4biz. E gli attori interni?
Giuliana Perrotta. Beh qui mi faccia ricordare con orgoglio tutto il personale che ha creduto nella vision del progetto e ha voluto mettere a sistema la propria professionalità e il proprio tempo per il raggiungimento degli obiettivi; l’Ufficio Informatico di questa amministrazione per la traduzione delle problematiche riscontrate in soluzioni operative migliorative, adattative e al passo con i tempi; il Project Manager, sia per aver organizzato, pianificato, diretto, valutato e controllato lo stato di avanzamento del progetto, ma anche per aver fattivamente contribuito al raggiungimento dei risultati affiancando gli operatori nell’inserimento dei dati.
Key4biz. Usualmente si adottano soluzioni standardizzate imposte dal centro dell’amministrazione, come mai avete “osato” fino al punto di trovare vostre risposte?
Giuliana Perrotta. Guardi non poche volte il legislatore prevede spostamenti di competenze o maggiori oneri, ma tralascia nel contempo di prevedere con quali risorse umane vengano svolte, anzi in qualche caso dispone espressamente che il tutto avvenga a risorse invariate. E così se non è possibile contare su maggiori risorse umane, per conseguire maggiore efficacia dobbiamo puntare su altri fattori vincenti: a) una migliore organizzazione del lavoro, b) una informatizzazione spinta delle procedure, c) una maggiore formazione, d) il coinvolgimento e la partecipazione di tutti i soggetti interessati (le altre istituzioni, le imprese, i cittadini). E’ quella che abbiamo battezzato in Prefettura come ‘l’architettura della legalità’”.
Key4biz. Se Digital Sinergy funziona così bene c’è da chiedersi se verrà adottata come modello replicabile anche in tutte le altre Prefetture italiane…
Giuliana Perrotta. Non è una considerazione che spetta a me fare. Siamo convinti che il sistema funzioni, che costi poco o nulla, che porti valore all’amministrazione e ai cittadini. Sarebbe per noi molto bello se venisse presa in considerazione la possibilità di replicare un modello come il nostro al resto d’Italia…
Key4biz. Cosa ha imparato da questa esperienza?
Giuliana Perrotta. Guardi vorrei dirle senza presunzione alcuna che il progetto Digital Sinergy è stato mille volte più complessa di quanto abbiamo cercato di comunicare. Che dire ora? Innovare non significa soltanto introdurre nuovi sistemi, nuovi processi, nuove procedure…ma, anche saper ascoltare, mettere insieme idee, conoscenze, esperienze per individuare soluzioni innovative e creare valore aggiunto per la propria attività attraverso processi di creatività collettiva. Mi piace molto ricordare una bella frase detta da Micheal Jordan, il grande campione di basket: “Il talento ti fa vincere una partita. L’intelligenza e il lavoro di squadra ti fanno vincere un campionato”.
Ebbene, quello che abbiamo scoperto è che noi…siamo proprio una bella squadra!
