Secondo gli ultimi dati disponibili relativi a gennaio-febbraio 2018, in Italia sono state aperte 8,9 milioni di caselle Pec e in totale sono stati inviati con la posta elettronica certificata 297 milioni di messaggi (fonte AgiD). Il 30% delle email, pari a 89 milioni, non sono state mai lette dai destinatari. Il sorprendente dato emerge dal sondaggio condotto da Achab, (azienda italiana specializzata in software e soluzioni che permettono alle PMI di costruire infrastrutture ICT), su un campione di 154 Service Provider IT.
Dunque il crescente numero di caselle Pec non va di pari passo con la consapevolezza della necessità di un suo migliore utilizzo. Spesso sono aperte perché obbligatorie, per esempio per i professionisti iscritti a Ordini e collegi, alle nuove società, Partite Iva e ditte individuali – artigiani compresi, fino alle pubbliche amministrazioni.
Pec, anche problemi di gestione
Dal sondaggio di Achab emerge, inoltre, che meno del 10% delle aziende è in grado di gestire correttamente il contenuto della propria casella Pec. Ciò significa che le stesse aziende sono nell’impossibilità di utilizzarla come prova in caso di contenzioso. Una lacuna non da poco, quindi, con ripercussioni di impatto, potenziale, molto dannoso.
Proprio dalla casella di posta Pec, infatti, passano i documenti più importanti: dalle comunicazioni Inail a quelle dell’Inps, passando per Camera di Commercio, Tribunale, Ufficiale giudiziario, Ordine professionale ecc.
L’errore più comune? Trattare una mail ricevuta in posta Pec come se fosse una corrispondenza telematica qualunque. La giurisprudenza ha stabilito che tutto ciò che è contenuto in una Pec è, a tutti gli effetti, un documento informatico, non analogico, e come tale deve essere archiviato e conservato, altrimenti non ha alcun valore legale.
Rispetto alla posta raccomandata cartacea però, la Pec ribalta l’onere della prova in caso di contenzioso: è il proprietario della casella di posta elettronica certificata a dover controllarne periodicamente il contenuto, mentre con la raccomandata “classica” è il mittente a doversi curare di inviarla all’indirizzo giusto ed attenderne la ricevuta di ritorno come prova dell’avvenuta ricezione. Inoltre, come tutte le scritture contabili di un’azienda, anche la corrispondenza via Pec va conservata nel tempo, ma la firma legale che la certifica spesso ha una scadenza temporale inferiore rispetto a quanto necessario.
La storia della Pec
La Posta Elettronica Certificata (Pec) è obbligatoria per tutte le aziende, pubbliche e private, e i liberi professionisti dalla conversione del Decreto legge 179/2012 nella legge 221/2012. Eppure, a distanza di sei anni, moltissime imprese, professionisti e privati cittadini non sanno ancora come rapportarsi bene a questo importante strumento.