Nelle Pubbliche amministrazioni vi è un gran parlare di tecnologie dell’informazione e della comunicazione, un gran parlare di reti, un gran parlare di città intelligenti, un gran parlare di cittadinanza digitale, di Internet delle Cose. Concetti nuovi; paradigmi carichi di suggestioni; e allora noi crediamo che con le tecnologie risolviamo tutto?! Ma i dati? I dati che devono transitare nelle reti? I dati che rendono intelligenti le città (smart)? I dati che rendono concreti i servizi in rete? I dati che devono essere trattati con le tecnologie? Dei dati chi se ne occupa e come? E’ un gran parlare di “contenitori”! E dei contenuti chi se ne occupa?
La rubrica PAdigitale, a cura di Donato A. Limone, Ordinario di informatica giuridica e Direttore del Dipartimento di Scienze giuridiche ed economiche, Università degli Studi di Roma Unitelma Sapienza. Analisi e approfondimenti sul processo di attuazione della Riforma della PA. Per consultare gli articoli precedenti clicca quiLa cultura della carta o del digitale non è la cultura del dato: carta e digitale sono tecnologie!
Le Pubbliche Amministrazioni operano sulla base di dati/documenti tramite procedure/processi/procedimenti amministrativi. Oggi le Pubbliche Amministrazioni operano sulla base di dati/documenti analogici e digitali con un mix a favore della carta (i documenti di carta sono quelli “veri” e “validi”; i documenti digitali sono una “copia” dei primi senza valore legale ma solo con un valore funzionale e strumentale). Oggi le Pubbliche Amministrazioni gestiscono due tipologie di archivi (analogici e digitali) e di procedure (manuali ed elettroniche): con una responsabilità erariale diffusa per utilizzare risorse umane, economiche e strumentali moltiplicate per due.
La cultura del sistema documentale misto come cultura dello “spreco”.
E nell’era del digitale dobbiamo utilizzare dati digitali, nativamente formati in digitale per utilizzarli e riutilizzarli in tanti modi. Solo il dato nativamente digitale o il documento nativamente digitale possono essere utilizzati/riutilizzati con costi minimali e con grande valore aggiunto.
Oggi abbiamo la cultura delle tecnologie ma non abbiamo la cultura dei dati/documenti; meglio, abbiamo una cultura dei dati/documenti su supporto analogico. In questo approccio i dati/documenti sono perimetrati, finiti, sono scarsamente utilizzabili e riutilizzabili.
Le informazioni sono la risorsa fondamentale per governare, dirigere, valutare la performance dei dirigenti, controllo di gestione e contabile, verificare la qualità dei servizi e la soddisfazione dell’utenza.
Ma quali sono le informazioni che sono a disposizione per fare quanto sopra indicato? Dovrebbero essere dati aggiornati, validi, completi, chiari, accessibili, sicuri: le Pubbliche Amministrazioni operano con dati di questo tipo? Conoscono bene (con un metodo scientifico e certificato) il proprio sistema documentale, procedimentale, i servizi che erogano? Effettuano valutazioni delle performance dei dirigenti sulla base di dati affidabili? Come mai i dirigenti in Italia sono tutti “bravi” (raggiungono gli obiettivi assegnati) e i servizi di loro responsabilità sono di basso livello? Qualcosa non quadra! Come viene effettuato il controllo di gestione? Su quali dati reali ed aggiornati? Come operano gli OIV (Organismi Indipendenti di Valutazione) se il risultato è quello di sopra: dirigenti bravissimi e disservizi continui?
Formare i dati: come?
Allora, è necessario formare i dati nel rispetto di alcuni precisi requisiti stabiliti dal legislatore se si intende operare con decisioni e sistemi di controllo affidabili. Proviamo ad elencare i requisiti necessari per dare un contributo al passaggio consapevole da un’amministrazione di carta e costosa ad un’amministrazione in rete e moderna.
Intanto, è necessario formare i dati/documenti nativamente digitali (come ha stabilito il Codice dell’Amministrazione digitale dal 2005), superando il sistema documentale misto. I requisiti della forma scritta sono: qualità, sicurezza, integrità, immodificabilità (art. 20, comma 1bis). I documenti devono essere formati con formati tecnici che devono assicurare i requisiti indicati (DPCM 3.12.2013).
I documenti amministrativi delle PA formati nativamente in modalità digitale sono “primari” ed “originali” (art. 23-ter del CAD).
I documenti digitali e i documenti analogici “diventati” digitali sono conservati solo in modalità digitale (art. 23-ter, comma 3 del CAD): la carta via!
I requisiti dei dati pubblici sono: disponibilità; sicurezza; accessibilità telematica; fruibilità (art. 50 e ss del CAD).
I requisiti del sistema documentale digitale e della conservazione dei documenti informatici sono stabiliti dal DPCM 3.12.2013.
I requisiti delle istanze digitali valide sono regolate dall’art. 65 del CAD.
Infine, i requisiti per stabilire la qualità dell’informazione (art. 6 del dlgs 33/2013) sono: l’integrità, il costante aggiornamento, la completezza, la tempestività, la semplicità di consultazione, la comprensibilità, l’omogeneità, la facile accessibilità, nonché la conformità ai documenti originali in possesso dell’amministrazione, l’indicazione della loro provenienza e la riutilizzabilità.
Chi è il responsabile di un sistema documentale digitale a norma e che opera nel rispetto dei requisiti sopra indicati? Nel nostro ordinamento è il dirigente.
I nostri sistemi documentali sono rispettosi (dal momento della formazione) dei requisiti e delle regole tecniche sopra indicati? La risposta è (mi dispiace): no!
Progettare i sistemi documentali pubblici
La soluzione? Iniziare a progettare i sistemi documentali pubblici soprattutto nel momento della formazione del dato (i sistemi documentali non si trovano “in natura” e non si formano per inerzia o per altre strane condizioni amministrative). Progettare significa anche avere stabilito quale sistema di dati/documenti serve ad un certo tipo di organizzazione pubblica. E qui ci auguriamo che una risposta in tal senso venga dalla riforma della PA (legge 124/2015).