Premessa
La scadenza del 12 di agosto per l’addio alla carta nella PA è stata rinviata a dicembre 2016: la scadenza era importante perché poteva diventare una data di “svolta” nel processo verso le amministrazioni nativamente digitali.
Con riferimento a questa scadenza intendiamo fare delle osservazioni e considerazioni che sottoponiamo alla cortese attenzione dei soci ANDIG (Associazione Nazionale Docenti Informatica Giuridica e diritto dell’informatica) ma sono anche indirizzate a tutti coloro che registrano questi “rinvii” (con la motivazione – apparentemente valida – che gli enti o non sono pronti o devono sistemare qualche cosa per essere pronti) come un vero rischio, quello di rinviare all’infinito i processi di cambiamento e di rinnovamento.
La storia della PA negli ultimi 70 anni è piena di rinvii con grave danno ai cittadini e alla stessa amministrazione (danno di immagine; danno erariale; danno per i cittadini e per le attività economiche).
Il pericolo è “scampato” e quindi, passato il 12 agosto 2016, non si contano i giorni del “prossimo pericolo” (dicembre 2016). Qualcuno a dicembre cercherà di rinviare ancora; ma se non si rinvia tanto non succede nulla e non ci sono termini perentori né sanzioni (e quindi?). Le vacanze sono sacrosante e perché rovinarle? Un “adempimento” in meno per ora; ma anche una “opportunità” che si perde.
La scadenza del 12 agosto e altre norme che non permettono rinvii
Intanto, le Amministrazioni che intendono non perdere questa opportunità possono procedere tranquillamente sia a completare processi di digitalizzazione in corso sia a strutturarsi per avviare un vero processo di digitalizzazione. Queste amministrazioni arriveranno alla prossima scadenza già pronte.
- Una prima considerazione di carattere generale: i processi di digitalizzazione sono altra cosa rispetto ai processi di dematerializzazione. E’ bene precisare i termini perché su questo c’è spesso confusione. Dematerializzazione è il processo di passaggio da documenti analogici a documenti digitali (si resta sempre in una amministrazione di carta che finge di essere digitale); digitalizzazione è il processo di formazione dei documenti in modalità nativamente digitale (in questo caso si diventa amministrazione digitale con recuperi rilevanti di tempi, di economicità, di razionalizzazione procedimentale e di organizzazione del lavoro).
- Una seconda considerazione di carattere generale: se non si procede ad attivare processi innovativi di base non sarà possibile transitare ad un’amministrazione digitale (non basta l’applicazione del DPCM 13.11.2014). Non è un fatto tecnico: ma un processo complesso di carattere organizzativo, amministrativo, procedimentale.
Quali sono i processi innovativi di base? Sono: i processi di semplificazione (in applicazione della legge 241/90 e sm: si tratta di una legge non rinviabile!!!!!!).
Quante amministrazioni hanno semplificato i procedimenti amministrativi?
Quante amministrazioni hanno pubblicato ed aggiornato almeno l’elenco dei procedimenti amministrativi sul proprio sito con la possibilità da parte del cittadino di conoscere il procedimento, le sue fasi, il suo iter, i tempi di risposta e come fare per presentare una istanza?
Quante amministrazioni hanno pubblicato quindi un proprio repertorio informatico dei procedimenti amministrativi?
Quante amministrazioni hanno applicato la legge 183/2011, art. 15 sulla decertificazione totale?
E’ facile dare una risposta per tutti gli interrogativi: poche amministrazioni!
Eppure queste leggi non sono rinviabili! Senza l’applicazione di queste leggi non si va verso un’amministrazione digitale. Si prega di provare il contrario! Quindi, per dirla tutta: a dicembre 2016 le amministrazioni che non hanno veramente semplificato e decertificato restano al palo! Non illudiamo le P.A.
Prima si semplifica e poi si digitalizza (art. 15 del Codice dell’Amministrazione Digitale).
Norme che non permettono un rinvio
Proviamo a ricordare alcune norme specifiche che non permettono nessun rinvio e che sono alla base dei processi di digitalizzazione.
Intanto, le regole tecniche relative ai sistemi documentali digitali (DPCM 3.12.2013) e le regole tecniche per la conservazione informatica dei documenti (DPCM 3.12.2013). Le prime inquadrano correttamente il problema in quanto considerano i sistemi documentali nella loro formazione digitale.
Non mi dilungo sul questo decreto ma faccio riferimento solo alla “scadenza”: adottare o aggiornare il manuale di gestione e la infrastruttura tecnologica alle nuove regole tecniche entro 18 mesi dalla pubblicazione del Dpcm in questione. I termini sono scaduti.
Le amministrazioni che hanno provveduto formalmente e tecnicamente possono procedere ad applicare quanto stabilito per il 12 agosto!
Il decreto sulla conservazione è strettamente collegato al primo: se formo documenti nel rispetto dei requisiti della forma scritta ed il mio sistema è (come si dice) a norma, allora i documenti sono conservati nel tempo, nel rispetto dell’archivistica informatica e a garanzia della efficacia giuridica. Anche per questo decreto è stata prevista una scadenza di attuazione entro 36 mesi dall’entrata in vigore.
Ma vogliamo ricordare che i processi di digitalizzazione sono regolati dal 2005 (CAD) e che tutte le PA avrebbero dovuto allinearsi al Codice (ma lasciamo stare: qualcuno pensa che non bastava il Codice….)?
Legge 190/2012, art. 1, comma 30: “Le amministrazioni, nel rispetto della disciplina del diritto di accesso ai documenti amministrativi di cui al capo V della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni, in materia di procedimento amministrativo, hanno l’obbligo di rendere accessibili in ogni momento agli interessati, tramite strumenti di identificazione informatica di cui all’articolo 65, comma 1, del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, le informazioni relative ai provvedimenti e ai procedimenti amministrativi che li riguardano, ivi comprese quelle relative allo stato della procedura, ai relativi tempi e allo specifico ufficio competente in ogni singola fase” (anche prima di SPID).
Il DL 90/2014, art. 24 comma 3 bis stabilisce: “Entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto, le amministrazioni di cui ai commi 2 e 3 approvano un piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione online con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell’identità digitale di cittadini e imprese. Le procedure devono permettere il completamento della procedura, il tracciamento dell’istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, ove applicabile, l’indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta. Il piano deve prevedere una completa informatizzazione”. I piani sono stati adottati? I piani veri o quelli per adempimento?
Il dlgs 33/2013, modificato dal 97/2016, è tutto orientato a creare condizioni di comunicazione, di accesso civico in rete, di pubblicazione di dati ed atti sul sito (dal 2013). E quindi le PA avrebbero dovuto sistemare i propri siti ai sensi dell’art. 53 del CAD e a trattare i contenuti dei siti ai sensi del citato dlgs 33/2013 ed in particolare dell’art. 6 (qualità dell’informazione). Vedo e registro in giro tante discussioni e sottigliezze giuridiche per pubblicare il meno possibile!
E allora?
La nostra Associazione darà il suo contributo concreto sia sulle norme vigenti ed applicabili senza rinvii e sia su quelle rinviate che non possono bloccare le norme non rinviabili. Il sistema delle norme (con tutti i limiti e le imperfezioni del CAD attuale e di quello che sta per essere approvato) è sempre un sistema di regole, un tutto che si tiene nella sua sistematicità e complessità. I rinvii servono a demolire e a non costruire.
La scadenza di dicembre 2016 è veramente prossima.
