Le Pubbliche amministrazioni dovranno dire addio alla carta nei prossimi 18 mesi. Entro l’estate del 2016 Ministeri ed enti pubblici dovranno passare in digitale tutti i documenti come stabilisce il DPCM, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 gennaio, in linea con gli obiettivi dell’Agenda digitale.
Ovvio che questo passaggio comporti preoccupazione per i Comuni. Ne è consapevole Enza Bruno Bossio, parlamentare del Pd membro della Commissione Trasporti, che propone la figura di un tutor digitale che aiuti amministrazioni e cittadini in questo switch-off.
In Emilia-Romagna è tutto pronto assicura Lepida che si occupa della realizzazione e gestione della rete regionale a banda larga delle pubbliche amministrazioni e la fornitura dei relativi servizi di connettività.
Lepida per rassicurare i Comuni usa una metafora “è come passare all’auto con il cambio automatico”, dopo le prime difficoltà si parte!
“Fuor di metafora – spiega Lepida – negli anni passati gli Enti si sono dotati di strumenti – macchine, software – che facevano le loro operazioni. Tutto digitale. Ma il modo di operare è rimasto, salvo lodevoli eccezioni, un po’ troppo analogico”.
Un esempio pratico?
“L’impiegato X deve mandare una lettera a un cittadino. Apre il programma di scrittura, mette giù il testo, poi lo stampa. Si alza, va dal funzionario responsabile, lo fa firmare, torna, apre il programma di scansione e fa un PDF. Poi apre il programma del protocollo e inserisce il documento, e dopo passa alla posta certificata e manda al cittadino. Quattro passi. Quattro passi che possono diventare tranquillamente uno solo. E questo vale sia per processi semplici come quello appena descritto che per procedure molto più complesse.
Lepida sottolinea che lavorare sul digitale pensando in analogico è lungo, difficile e costoso, è necessario ripensare semplificando.
Il lavoro svolto da Lepida in questi anni “ha consentito non solo di aiutare gli Enti a installare e utilizzare dei software, ma anche di elaborare soluzioni per utilizzare davvero il digitale, per “pensare digitale”, con l’obiettivo di generare un vero cambio di passo nel percorso di innovazione”.
La soluzione è il programma TessERe per cui, osserva Lepida, “(nell’esempio di prima) con un solo clic il documento si spedisce a tutti e si archivia firmato e protocollato. Non è magia, è il frutto di un’analisi su possibili modi di collegare le tessere attraverso cui passa un documento e farlo, sfrondando il superfluo, dopo avere risposto alla domanda: tutti i pezzi sono indispensabili? possono essere accorpati? le informazioni che chiedo al cittadino sono già in mio possesso? posso accedervi senza dovergliele chiedere? Una volta che le banche dati possono parlarsi tra loro – e i mezzi esistono – le PA possono scambiarsi ciò che serve”.
Dopodiché, esiste la possibilità di fornire i documenti ai cittadini semplicemente collocandoli in un “Magazzino” virtuale. È il caso delle funzioni di DossiER che è in grado di aggregare le informazioni contenute in banche dati diverse e di portarle in un unico luogo virtuale. Il tutto in modo sicuro e affidabile.
L’Emilia-Romagna è quindi pronta a dire addio alla carta in 18 mesi.
