Non c’è solo un semplice documento – tipo una lettera del sindaco o la segnalazione di un cittadino – ma ci sono i procedimenti, composti da una “sfilza” di documenti, prodotti da uffici diversi con programmi diversi.
Questi documenti devono innanzitutto conservare il proprio valore giuridico nel tempo ed alimentano il fascicolo del procedimento. In uno scenario “tradizionale, ogni organizzazione utilizza sistemi diversi che archiviano i documenti in “contenitori” dedicati, isolati l’uno dall’altro e da ognuno di questi “contenitori” i documenti devono poi essere inviati al polo archivistico per la conservazione.
Lo strumento per semplificarsi la vita, risparmiare sui costi e ottemperare agli obblighi pubblicati il 12 gennaio scorso esiste e funziona: si chiama DocER e sta riscuotendo un grande successo. Negli ultimi quattro mesi questo strumento di Lepida è stato adottato da 96 enti, tutti aderenti ad Unioni Comunali e da Regione EmiliaRomagna.
L’installazione di questo oggetto direttamente presso le Unioni consente un grande risparmio sulla manutenzione e gestione ed è strategico anche perché consente di rendere omogenei strumenti e procedure di gestione documentale, pur mantenendo distinti gli archivi dei singoli Enti.
Per poter adottare DocER gli applicativi devono essere qualificati (suas.lepida.it) in modo da garantire la completa libertà di scegliere e cambiare gli applicativi in qualsiasi momento, senza conseguenze sulla gestione complessiva del proprio archivio digitale.
L’adozione di DocER semplifica i processi di gestione dei documenti informatici, consente la costituzione del fascicolo del procedimento, abilita la creazione dell’archivio unico dell’Ente, prevede l’invio in conservazione dei documenti al Polo Archivistico Regionale.
E’ stato calcolato che una corretta gestione dei documenti informatici tramite DocER consente di risparmiare diversi minuti di lavoro per documento con un risparmio di almeno 45.000 euro anno in un Comune di dimensioni medie.