Dal 2011 Lepida eroga servizi di supporto al progetto “BABEL”, un sistema integrato per la gestione dell’archivio corrente e dei flussi documentali, sviluppato dall’Azienda USL di Bologna come progetto open source e disponibile in riuso per gli Enti della Pubblica Amministrazione (PA).
L’obiettivo principale del progetto è migliorare l’efficienza complessiva dell’azione amministrativa. Interfacce grafiche concepite per essere semplici e intuitive ne hanno consentito un’ampia diffusione, ottenendo il coinvolgimento della maggior parte delle figure professionali presenti in azienda.
Ulteriori obiettivi perseguiti dal progetto sono la dematerializzazione dei processi documentali amministrativi in un sistema integrato; la creazione di un archivio corrente costituito da fascicoli digitali, anche ibridi (i documenti cartacei sono presenti come metadati e copie digitali di originali analogici); la semplificazione e trasparenza dei processi attraverso una partecipazione diffusa e una crescita delle competenze; la gestione dei problemi legati al documento informatico, in modo da garantire il più efficacemente possibile le sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
Dal 2015 è stata attivata una fase di diffusione della piattaforma “BABEL” ad altre aziende sanitarie della regione, con l’obiettivo di armonizzare la gestione documentale e intraprendere un percorso di crescita condiviso: a oggi partecipano al progetto, oltre all’Azienda USL e all’Azienda Ospedaliero-Universitaria di Bologna, l’Istituto Ortopedico Rizzoli di Bologna, l’Azienda USL di Imola, l’Azienda USL e l’Azienda Ospedaliero-Universitaria di Ferrara, l’Azienda USL e l’Azienda Ospedaliero-Universitaria di Parma. Nel 2018 il sistema è stato utilizzato da circa 6.500 utenti.
Oltre alla fornitura dell’hardware e dei servizi di datacenter, Lepida si occupa della progettazione e manutenzione delle componenti sistemistiche e infrastrutturali (89 server monitorati, 6 lame per un trend di crescita di 3TB al giorno per i documenti gestiti), delle fasi di test e collaudo dei nuovi sviluppi software in collaborazione con i fornitori selezionati dall’Azienda USL di Bologna, e del servizio di Help Desk (Babelcare) rivolto a tutti gli utenti delle aziende sanitarie che partecipano al progetto, gestendo 8.000 segnalazioni annue, di cui il 30% di supporto formativo online.
Lepida affianca poi quotidianamente l’Azienda USL di Bologna nel percorso di presentazione, formazione e attivazione delle nuove componenti funzionali che periodicamente vengono realizzate e rese disponibili agli utilizzatori del sistema aggiornando, in parallelo ai rilasci quindicinali, il “manuale web”, comprensivo di videotutorial e istruzioni operative.
Particolare ruolo viene poi svolto durante le fasi di startup di una nuova azienda in cui, con il coordinamento di AUSL Bologna, Lepida cura il processo di formazione dei gestori aziendali del progetto, della rete dei referenti interni e degli utilizzatori finali.