Il Facility Management è “la disciplina aziendale che coordina lo spazio fisico di lavoro con le risorse umane e l’attività propria dell’azienda. Integra i principi della gestione economica e finanziaria d’azienda, dell’architettura e delle scienze comportamentali e ingegneristiche”. È la definizione IFMA e si tratta senza dubbio di quella più esauriente, che tocca le principali caratteristiche della disciplina.
Il Facility Management è infatti il processo di progettazione, implementazione e controllo attraverso il quale le facility (ovvero gli edifici e i servizi necessari a supportare e facilitare l’attività dell’azienda) sono individuate, specificate, reperite ed erogate allo scopo di fornire e mantenere quei livelli di servizio in grado di soddisfare le esigenze aziendali, creando un ambiente di lavoro di qualità con una spesa il più possibile contenuta.
Quello del Facility Management è perciò un approccio integrato che, attraverso la progettazione, pianificazione ed erogazione di servizi di supporto all’attività principale dell’azienda, mira ad aumentare l’efficacia dell’organizzazione e a renderla capace di adattarsi con facilità e rapidità ai cambiamenti del mercato.
Per ciò che riguarda l’area di applicazione della disciplina, non è possibile fornire dei confini precisi al Facility Management: troppe e di natura troppo eterogenea le realtà organizzative a cui può essere applicato, tanto da poter affermare che esistono tante definizioni dell’area di applicazione della disciplina quante sono le aziende che la adottano.
In fondo il Facility Management non è tanto uno strumento che può essere utilizzato in un certo tipo di contesto e non in un altro, ma piuttosto una metodologia che indica a quali fini e in quale combinazione utilizzare un buon numero di strumenti. È possibile però cercare di indicare dei confini se si considera che il termine “facility” sta ad indicare sia l’immobile dove viene svolta l’attività lavorativa, sia tutte le attività di servizio. Quando parliamo di facility indichiamo dunque il contenitore dell’attività lavorativa ma anche tutti i servizi necessari a renderla possibile.
Il Facility Management presuppone l’integrazione di tutta una serie di attività e una struttura di gestione che, oltre a competenze economico-finanziarie, deve possedere cognizioni specifiche di tipo ingegneristico, architettonico, organizzativo e relazionale. Tale struttura di gestione è chiamata Facility Department con a capo il Facility Manager.
La responsabilità del Facility Manager è assai ampia e comprende l’area strategica, di analisi e controllo e gestionale-operativa relativamente al patrimonio immobiliare strumentale, ai servizi tecnici, accessori, generali, ecc. Le prime due aree sono da considerarsi strategiche per l’azienda e, come tali, non esternalizzabili. Queste aree costituiscono l’attività predominante del Facility Manager.
Entrando più nel dettaglio il Facility Manager durante la propria giornata lavorativa svolge compiti diversi ma al tempo stesso integrati tra loro:
- Attività relazionale e decisionale, che concretamente si realizza mediante riunioni con il Top Management o con i Manager delle diverse Business Unit, con l’obiettivo di definire le strategie e le politiche di gestione delle facility e di individuare le necessità di servizio;
- Gestione economico finanziaria ovvero previsioni di spesa, stesura budget, benchmarking, analisi degli scostamenti budget-consuntivo, definizione modalità di ripartizione costi, ecc.
- Controllo ovvero analisi dei risultati della gestione (attraverso la reportistica fornita dai fornitori di servizio), visite ispettive allo scopo di monitorare la qualità dei servizi, riunioni con i fornitori, ecc.
È inoltre responsabile della progettazione dei servizi (stesura procedure operative, definizione strategie e piani di manutenzione, ecc) e della gestione operativa (ricezione richieste dal Cliente Interno, contatto con i fornitori, ecc..).
Abbiamo distinto queste ultime attività in quanto non sono, o meglio non dovrebbero essere, svolte direttamente dal Facility Manager ma dalla struttura che guida e coordina, ovvero il Facility Department.