#dcx è una rubrica quotidiana dedicata alla Digital Experience a cura di Dario Melpignano, Ceo di Neosperience.
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Oggi è lunedì, il giorno in cui si tiene uno dei rituali più importanti dell’azienda: la riunione di inizio settimana.
Subito dopo un weekend rigenerante, iniziare la settimana con un bell’incontro aziendale è il modo migliore per drenare via l’energia, l’ispirazione creativa e sfasare tutti ancora prima di cominciare a lavorare.
Non fraintendetemi, non sto certo negando il valore delle riunioni, il cui scopo fondamentale è quello di utilizzare il capitale umano per svolgere al meglio i compiti più importanti.
Tuttavia le riunioni aziendali tradizionali possono dimostrarsi improduttive oltre che una perdita di tempo. Anche la moda delle ‘conference call’ digitali, come ad esempio gli Hangouts o le chiamate Skype e Webex, spesso non riduce il numero di meeting improduttivi … semplicemente li sposta su nuove piattaforme.
Poiché la complessità del nostro lavoro aumenta e il tempo di risposta richiesto dai nostri clienti diminuisce, è necessario tenere delle riunioni nel modo più efficiente e produttivo possibile. Oppure evitarle del tutto.
La ragione principale per cui i meeting tradizionali sono poco produttivi è che la persona che li sovrintende è di solito il top manager. Potrebbe sembrare la scelta più logica ma, in realtà, le ricerche dimostrano come le riunioni siano più efficienti quando sono ruoli intermedi a tenerne le fila. Un dirigente può anche avere più esperienza e competenze, ma non è affatto detto che sappia anche come portare avanti una sessione di lavoro costruttiva. Inoltre, la presenza di un dirigente rischia di inibire gli altri partecipanti, ostacolando la collaborazioni o limitando i contributi importanti.
Tra i meeting meno utili vi sono di solito quelli dedicati al planning delle attività. Questi incontri sono i più datati e obsoleti. Per essere di qualche utilità, il processo di planning deve essere tempestivo e fluido… in una parola: mai statico e sempre in divenire (ongoing, per dirla con gli inglesi).
La pianificazione richiede innovazione e la capacità di rispondere rapidamente agli aggiornamenti e di reagire al volo ai cambiamenti del mercato.
Tre sono gli elementi, tra loro collegati, che supportano un efficace processo di ongoing planning:
1- Pratiche di collaborazione innovative – Inserire i piani d’azione prodotti durante le sessioni di lavoro in un database di pianificazione aziendale e assegnare un coordinatore per monitorare l’effettiva realizzazione.
2- Un database di pianificazione – Se costantemente aggiornato e supportato da metodologie e strumenti agili, un database complessivo aiuta a valutare la produttività, la comunicazione, ad analizzare il flusso di lavoro e identificare le sfide e le opportunità.
3- Strumenti di workflow personali – Incoraggiare l’uso di strumenti per gestire le priorità e incentivare l’assunzione di responsabilità. Il metodo ‘Getting Things Done’ di Evernote, ad esempio, può essere un’ottima scelta. Questo permette di essere più efficaci, sostituendo la lista di assegnazione dei compiti tradizionale. La pianificazione del flusso di lavoro (la vecchia definizione era ‘Time Management’, ma purtroppo il tempo in realtà non è mai stato gestito da nessuno) consente ai tuoi colleghi di concentrarsi su obiettivi, strategie, imprevisti, nonché di avere tutte le informazioni di cui hanno bisogno sempre a portata di mano.
Il compito di un vero leader, allora, è quello di diventare un agente di semplificazione, pur sapendo che si tratta di un compito non facile, in quanto le persone sono sempre pronte a puntare il dito per spiegarti perché la tua idea non funziona, anche quando il loro consiglio non è richiesto.
Siamo tutti circondati da esperti sul perché le cose non funzioneranno. Trasforma dunque il meeting aziendale in qualcosa di utile. Oppure uccidilo!
