Negli ultimi due anni molte aziende sono state obbligate a trovare nuovi modi di entrare in contatto con il proprio pubblico. Vietate fiere ed eventi dal vivo, l’unica soluzione consisteva nel portare quei momenti di condivisione e riconoscimento nel mondo online. Sono quindi spuntati come funghi webinar e dirette live sui maggiori social.
E sebbene molti oggi dicono “non ne posso più dei webinar!”, il ruolo che hanno svolto in questi mesi è stato impagabile, e ha permesso a molte realtà di continuare a lavorare e a entrare in contatto con il proprio pubblico.
Anche noi di Neosperience abbiamo fatto largo uso dei webinar, soprattutto lungo l’ultimo anno: il grande successo ottenuto ci ha dato ragione per la scelta fatta, e ci ha permesso di comprendere il valore del lavoro svolto.
Consapevoli di ciò abbiamo deciso di condividere con voi il nostro modus operandi – attraverso una rubrica su Key4biz – per aiutarvi nella definizione strategica dei vostri eventi anche per i mesi e gli anni a venire: perché è certo che gli eventi online non spariranno come, speriamo, farà il Covid.
Ecco quindi in breve le nostre best practice, divise in 8 diverse fasi.
In questo sesto articolo descriveremo la settima fase, divisa in due parti, inerenti la preparazione dei materiali grafici e la lead generation, e infine il Go Live!
Se non hai letto gli articoli precedenti sulle fasi 1, 2, 3, 4, 5 e 6 li puoi trovare all’interno della nostra rubrica, a questo link!
FASE 7.1
Preparazione dei materiali per l’evento e la lead generation
In primis deve essere chiaro un concetto: l’attività di promozione non può prescindere dalla creazione di materiali grafici e di contenuti per l’evento.
Il segreto – nel caso dell’ideazione dei materiali di promozione – è mantenersi sempre sul semplice, il pulito e il minimale.
L’obiettivo è creare una grafica che può poi essere declinata su diversi formati, per esempio la copertina di LinkedIn, il pop-up del sito, la locandina per gli inviti via email, i post sui social e così via. In base alla piattaforma, e al formato del contenuto, le informazioni da inserire in grafica cambiano.
Coerenza è la parola chiave. Non dimenticatevi peraltro di utilizzare sempre il vostro logo nelle grafiche! È un’occasione di branding da non sprecare.
Riguardo invece il materiale da presentare all’evento, ricordatevi di preparare – insieme a tutti i relatori – una scaletta degli argomenti, soprattutto se avete deciso di invitare un ospite esterno.
Basta veramente poco per ritrovarsi il giorno dell’evento con – per esempio – un proprio cliente che parlerà di tutt’altro rispetto a quello che avevate pensato.
Meglio quindi muoversi in anticipo, e organizzare più incontri tra tutti i relatori per mettere nero su bianco gli argomenti e le modalità di presentazione.
Riguardo a quest’ultimo punto, pensate innanzitutto se volete utilizzare le slide o no. Nel primo caso, mantenetele le più semplici possibili: abbiamo notato che se il relatore comincia a presentare muri di testo, la gente si annoierà facilmente. Negli eventi online – a differenza di quelli fisici – non si hanno seconde possibilità, e la gente non si fa problemi ad alzarsi e andarsene.
Se invece decidete di non utilizzarle, magari perché avete deciso di dialogare apertamente con un vostro ospite (la nostra scelta preferita), non dimenticatevi comunque di preparare del materiale da inviare – finito l’evento – ai partecipanti: è essenziale infatti per le successive attività di follow-up.
Altri materiali che è consigliabile creare sono: sfondo da utilizzare per la live, le grafiche da far passare a schermo, oltre a sondaggi e domande da fare al pubblico per stimolare l’engagement.
FASE 7.2
Go Live!
Bene, sei pronto per andare live! Giusto un paio consigli prima di presentarti davanti al tuo pubblico e rischiare di fare brutte figure…
Per prima cosa, è essenziale che tutti i relatori si ritrovino il giorno prima per fare le prove tecniche e di contenuto.
È importante evitare di fare le prove il giorno stesso dell’evento: spesso basta un piccolo problema per mandare nel panico i relatori, rovinando le performance e la sicurezza degli stessi durante la diretta.
Mi raccomando comunque: provate tutto, sia dal punto di vista tecnico, sia i contenuti che presenterete, se sono efficaci e danno valore alla conversazione.
Ricordatevi poi di lasciare 5 minuti accademici, non di più, per i ritardatari prima di cominciare a parlare degli argomenti del webinar. Mi raccomando inoltre di non lasciare la gente nella sala di attesa, ma di andare online puntuali al secondo.
Alla fine del webinar, durante il question time, è consigliabile proiettare una schermata con le informazioni di contatto, lasciando così il tempo ai partecipanti di segnarsi le email degli speaker e delle aziende.
Infine ricordatevi che un webinar ben riuscito non è per forza un webinar perfetto. Problemi tecnici, silenzi e leggere gaffe sono ciò che rendono un evento autentico e spontaneo, in grado di interessare e coinvolgere i partecipanti.
Nel prossimo articolo, che pubblicheremo la settimana prossima, vi spiegheremo come preparare portare avanti le attività di follow-up una volta concluso l’evento. Continuate a seguirci!
Per approfondire:
- Come organizzare al meglio un evento online (settima parte)
- Come organizzare al meglio un evento online (quinta parte)
- Come organizzare al meglio un evento online (quarta parte)
- Come organizzare al meglio un evento online (terza parte)
- Come organizzare al meglio un evento online (seconda parte)
- Come organizzare al meglio un evento online (prima parte)
