Il Cloud Signing Book di Aruba Enterprise
La trasformazione digitale per le aziende ha significato prima di tutto una gestione documentale diversa dal passato e l’avvio di un processo di dematerializzazone che ha offerto alle organizzazioni maggiore flessibilità, rapidità dei passaggi, personalizzazione dei servizi, ottimizzazione delle risorse e più alti livelli di sicurezza.
Tra questi nuovi sistemi di gestione documentale, ci sono le nuove soluzioni finalizzate all’autenticazione dei documenti stessi, ad una più efficace organizzazione interna, alla semplificazione, ad una completa gestione utente, con standard di sicurezza più elevati, integrabili con tecnologie software all’avanguardia.
Il Cloud Signing Book di Aruba Enterprise serve proprio a questo, alla gestione di tutti i processi di firma che richiedono iter approvativi da parte dell’azienda, in modalità digitale anywhere/anytime.
Una soluzione cloud del tipo web based as a service, per la gestione efficace della versione digitale di un libro firma tradizionale, ma con migliori standard di sicurezza, integrabile ad esempio con il software di “Conservazione digitale a Norma” e con la “Posta elettronica certificata” (Pec), solo per citare alcuni tra gli applicativi più utilizzati.
Cloud, una risorsa contro l’emergenza sanitaria
Un sistema che offre all’utilizzatore un’interfaccia web completamente responsive e che risulta accessibile sia dai comuni browser desktop, sia da dispositivi mobile con sistema operativo iOS, Android e Windows Mobile.
In termini di efficacia organizzativa, il Cloud Signing Book rende possibile anche interazioni a distanza in tempo reale, semplificando e sveltendo l’iter di approvazione di pratiche e documenti.
L’arrivo della pandemia di Covid-19 e la conseguente emergenza sanitaria hanno costretto il mondo delle imprese ad incrementare la parte di attività e funzionalità da svolgere direttamente online, tra cui la gestione dei documenti e di altre risorse.
In pochi mesi il numero di lavoratori online, in modalità “smart working”, è aumentato di dieci volte rispetto al 2019, sia a livello di imprese, sia di Pubblica Amministrazione. Una condizione straordinaria che ha modificato in maniera permanente il modo in cui le organizzazioni operano, implicando notevoli cambiamenti in termini tecnologici, ma anche se non soprattutto in termini operativi, accelerando di fatto l’intero processo di trasformazione digitale.
Principali funzionalità
Tutto questo si traduce in un grande ricorso da parte delle imprese alle risorse cloud ed entro la fine dell’anno si stima un aumento di almeno tre volte della domanda di infrastrutture fornite attraverso soluzioni “as-a-service”.
Di seguito le funzionalità principali del Cloud Signing Book:
- gestire i processi di approvazione e firma dei documenti;
- gestire documenti e pratiche che devono essere approvati o firmati da più attori;
- firmare i documenti in modalità sicura, semplice e in conformità con la normativa di riferimento, grazie agli strumenti di Firma Digitale Aruba Enterprise;
- inviare i documenti in archivio o in conservazione a norma, in sicurezza e in linea con la normativa di riferimento;
- separare in gruppi e rendere visibili e accessibili ai firmatari solo i documenti/pratiche assegnati al proprio gruppo.
Caratteristica rilevante del servizio è l’elevata capacità di integrazione con altri software, come la “Conservazione Digitale” (per conservare i documenti informatici a norma di legge), l’“Active Directory” (per l’autenticazione degli utenti), la “Pec”, i “Sistemi esterni” (per poter personalizzare il servizio con sistemi documentali e gestionali).
I vantaggi per le imprese
L’adozione della tecnologia Cloud Signing Book di Aruba Enterprise offre alle imprese diversi vantaggi, legati ad esempio al grado di conformità alla normativa eIDAS, ma anche alla scalabilità del servizio e alla certificazione e dematerializzazione dei servizi aziendali, al risparmio di denaro e tempo e ai livelli di velocità ed efficienza.
Ne elenchiamo alcuni:
- conformità alla normativa eIDAS, che ne garantisce l’accettazione e la validità a livello europeo;
- servizio è modulare e scalabile, per semplificare e rendere efficaci i processi aziendali;
- personalizzazione completa, con l’integrazione degli applicativi aziendali per supportare ogni necessità di business.
Aruba Enterprise offre infine una vasta gamma di prodotti di firma elettronica e digitale per semplificare e dematerializzare i processi decisionali e amministrativi delle aziende. Le numerose modalità di autenticazione previste costituiscono un ulteriore elemento da selezionare in base alle esigenze aziendali.