Le PMI sono sempre sul filo del rasoio. E di conseguenza l’imprenditore è così focalizzato sugli obiettivi a breve termine – sul fatturato, sul margine di contribuzione – che non riesce spesso a vedere quanto tempo (e soldi) perde per non aver messo in opera una strategia lungimirante, fondata sull’adozione di un sistema di gestione strutturato. Nella maggior parte dei casi, si comincia a parlare di certificazioni di qualità o sicurezza (sul lavoro, delle informazioni, altri aspetti) solamente quando vengono definite come requisito obbligatorio per accedere ad un bando di gara oppure rappresentano, nello stesso ambito, uno strumento per mitigare il costo relativo alla cauzione.
In considerazione del fatto che vige sovrano il motto di San Tommaso, se non vedo non credo, propongo una guida rapida in cinque passi perché ciascun imprenditore abbia l’opportunità di fare le proprie considerazioni in merito, con dati certi e soprattutto ultra personalizzati (che riguardano solamente la sua realtà aziendale) alla mano.
Primo passo. Attiva un sistema di timesheet
Il timesheet è un metodo per misurare tempi di svolgimento per specifiche attività ed i relativi costi, per ciascun collaboratore. E’ un passaggio fondamentale per sapere quanto costano le attività correlate ad un sistema di gestione. Ogni collaboratore indicherà quindi la data, l’ora di inizio e l’ora di fine per: registrazione e mappatura degli eventi, attività di controllo, attività (apparentemente) improduttive, attività di elaborazione dati. Nei punti successivi si chiarisce meglio a cosa mi riferisco. Ora, per completare questo primo passo, dovremo individuare per ogni collaboratore il costo orario. Moltiplicando il tempo speso da ogni collaboratore per il suo costo orario, saremo in grado di determinare il costo complessivo delle successive quattro attività mese per mese.
Secondo passo. Registra e mappa ciò che succede
Qualsiasi evento che accade in azienda, che si tratti di un reclamo da parte del cliente, di un errore commesso da un collaboratore oppure di una magagna procurata da un fornitore poco attento, dovrebbe confluire in un unico registro, all’interno del quale verrà indicata anche la data e l’ora di accadimento.
Incarica a rotazione una persona tra i dipendenti di aggiungere con cadenza settimanale al registro alcune informazioni addizionali. Come si è gestito l’evento registrato, qual è il valore stimato del danno subito, indistintamente che si tratti di un danno reale oppure di tempo perso per gestire la situazione.
Infine, il collaboratore dovrà determinare anche quale causa ha generato l’evento e quale punto debole nell’organizzazione ha colpito: carenze relative alle persone, all’infrastruttura, al software, all’hardware o ai macchinari, agli apparati di rete, ai materiali utilizzati, a documenti o istruzioni condivise?
Terzo passo. Controlla periodicamente
Quando si è costretti a rimediare ad un evento, prova ad ampliare l’orizzonte. Non riflettere solamente su come risolverlo ma pensa sempre anche a quale può essere il controllo che ne prevenga il ripresentarsi. Annotalo in un registro dei controlli, stabilendo con quale cadenza deve essere ripetuto, e definisci chi sarà la persona incaricata di condurlo; mi raccomando, non dimenticare di comunicarglielo. Durante l’esecuzione periodica, alcuni dei controlli preventivati, potrebbero restituire dei risultati non attesi (purtroppo in senso negativo). Se dovesse succedere, torna al punto 2.
Quarto passo. Promuovi il motto ‘Metti il naso negli affari dei colleghi’
Periodicamente – diciamo ogni tre mesi, ad esempio – prendi un collaboratore che lavora in una certa unità produttiva e spostalo per una giornata in un’altra. La sua assenza di assuefazione a certe operazioni, anche se non sono troppo ripetitive, gli consentirà di vedere le cose in un modo differente.
Sicuramente potrà segnalare qualche operazione un po’ rischiosa e qualche area di miglioramento condividendo magari le soluzioni che già vengono adottate nel suo gruppo di lavoro. Anche in questo caso, torna al punto 2 e annota tutto nel registro degli eventi.
Quinto passo. Decidi tu cosa fare
A questo punto hai raccolto tutti gli elementi necessari per valutare se i tuoi collaboratori hanno perso solo tempo, e tu soldi, oppure se ne hai guadagnati, riducendo i costi imprevisti.
Incarica un collaboratore – uno un po’ pratico di excel – di tirare le somme dal timesheet, valutando a quanto ammonta il costo complessivo delle attività svolte e annotate. Chiedigli poi di calcolarti a quanto ammonta il costo dei danni subiti nell’anno (dal registro degli eventi), dandoti una rappresentazione dell’andamento nei mesi, così potrai individuare eventuali tendenze. Infine, chiedigli di raggruppare logicamente le cause simili degli eventi in alcuni insiemi principali e metterli in relazione con i punti deboli individuati. E con questa matrice davanti agli occhi non ti resta che porti una domanda: quale sarebbe stato il danno se tutto ma proprio tutto fosse andato storto?
Non spetta a nessun’altro, se non al Big Boss, decidere come interpretare le informazioni raccolte, perché anche se simili possono essere lette in molti modi differenti, e nessuno conosce bene l’azienda come lui. Ma soprattutto nessun’altro, se non il Big Boss, può decidere fino a che punto è disposto a rischiare. E anche se non glielo auguro – ho imparato il senso del detto o porto iella oppure ho ragione – qualcosa, prima o poi succederà. Ah, dimenticavo. Se per caso ci stesse ancora riflettendo, il sistema di gestione è praticamente pronto.
