La Conservazione Digitale a Norma dei documenti: la soluzione DocFly
Assicurare la reperibilità di un documento, la sua integrità, l’autenticità dello stesso, migliorando la sua leggibilità ed esibizione all’interno di un archivio dematerializzato, è stata un’esigenza molto sentita dalle imprese fin dall’inizio della trasformazione digitale.
Per questo Aruba Enterprise ha sviluppato la soluzione DocFly, che di recente ha conosciuto un importante aggiornamento,per la Conservazione Digitale a Norma di ogni tipo di documento informatico,designata a garantire nel tempo la validità legale dello stesso, ma anche per consentire una gestione semplice e pratica della dematerializzazione all’interno dei sistemi aziendali.
Una soluzione che permette di conservare digitalmente qualsiasi tipo di documento: dalle fatture emesse e ricevute, alle fatture PA e relative notifiche, dal libro giornale al libro unico del lavoro, dai registri IVA ai contratti, al registro giornaliero protocollo (PA).
I servizi fiduciari abilitatori della trasformazione digitale
Grazie a DocFly, e ad un intuitivo pannello di gestione raggiungibile via web, sarà possibile, in modo semplice e sicuro, conservare a norma documenti in formato digitale garantendo loro lo stesso valore legale e probatorio di quelli cartacei.
Un servizio che è stato progettato in conformità alle disposizioni normative delle Linee Guida del 1° gennaio 2022 dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) e che rientra tra i servizi fiduciari proposti da Aruba, Qualified Trust Services Provider a norma eIDAS.
I Digital Trust Services sono tecnologie abilitanti che conferiscono validità legale e probatoria a documenti e azioni compiute dagli utenti. Tra questi servizi si annoverano la possibilità di identificare con certezza l’utente tramite le identità digitali o di accelerare la dematerializzazione dei processi, mantenendone l’integrità secondo le normative con la posta elettronica certificata (PEC), la conservazione elettronica di dati, la firma digitale, la fatturazione elettronica, la trasmissione sicura e semplificata di documenti legali e finanziari e la gestione documentale e di tutti i processi autorizzativi.
Come funziona DocFly
La conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici è l’attività volta a proteggere, mantenere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.
Sono diverse le funzioni e gli obiettivi relativi a quest’attività, tra cui:
- proteggere nel tempo gli archivi digitali prodotti, impedendone il danneggiamento, la perdita o la distruzione;
- garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti;
- predisporre idonee misure per la qualità e la sicurezza fisica, logica e tecnologica dei sistemi;
- consentire l’accesso controllato a dati, documenti e informazioni e la diffusione degli stessi per fini amministrativi e di ricerca;
- tutelare e valorizzare la memoria storica.
La soluzione prevede un sistema di conservazione centralizzato, in grado di gestire e conservare qualsiasi tipo di documento, rispondendo con un’unica soluzione a tutte le diverse esigenze di conservazione legale che ogni realtà produttiva può riscontrare.
I punti di forza
I punti di forza della soluzione sono i seguenti:
- flessibilità, l’architettura è facilmente “scalabile” (è stata progettata per l’elaborazione di grandi volumi di dati) e integrabile con le soluzioni del cliente;
- valore legale, la soluzione conferisce garanzia d’integrità, autenticità e immodificabilità del documento conservato;
- interfaccia user friendly, facilità di consultazione e di rintracciabilità dei documenti archiviati rendono la user experience di DocFly positiva;
- sicurezza, i dati archiviati sono custoditi nei Data Center del Gruppo Aruba i cui i massimi livelli di
sicurezza impediscono interruzioni del servizio o tentativi di intrusione e manomissione;
personalizzazione, la soluzione è completamente personalizzabile, ciò consente di progettare processi didematerializzazione su misura in linea con la normativa vigente.
I vantaggi per il cliente
Diversi i vantaggi per l’utilizzatore finale. La Conservazione Digitale a Norma di Aruba Enterprise permette, infatti, di gestire i documenti informatici di aziende di ogni settore, grazie alle ampie possibilità di personalizzazione.
Non solo, la soluzione offre opportunità di esternalizzazione completa del processo di
Conservazione, tempi brevi di startup, conformità legale dell’intera piattaforma e dei dati, adeguamento tempestivo alla normativa, abbattimento dei costi di stampa, verifica continua dell’integrità dei documenti, ottimizzazione delle risorse, miglioramento dei flussi documentali, accessibilità ai documenti e massima scalabilità.
Infine, Aruba PEC S.p.A. è il Conservatore del processo, così come definito all’Allegato 1 alle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici del 1° gennaio 2022, cioè il soggetto pubblico o privato che svolge attività di conservazione dei documenti informatici. In fase di conservazione, i controlli automatici di qualità, il monitoraggio delle fasi, nonché i requisiti di autenticità e integrità dei documenti, garantiscono massima sicurezza durante il processo impedendo la perdita o alterazione non autorizzata dei dati.
Per scoprire nel dettaglio la soluzione, accedi al webinar on demand dedicato al servizio Conservazione Digitale a Norma di Aruba Enterprise.