Italia
Per ottenere le tanto auspicate semplificazione, sburocratizzazione, velocizzazione delle procedure, fondamentali per la crescita economica del Paese, siamo ormai convinti che non si possa prescindere da una vera e propria rivoluzione digitale, rivoluzione che deve vedere impegnate insieme istituzioni e imprese. Solo recentemente il Governo ha varato l’Agenda Digitale, ma c’è chi ha già anticipato gli stessi obbiettivi.
Il notariato italiano da 15 anni investe molte energie nel settore informatico e la sua tecnologia di trasmissione crittografata è un riferimento imitato a livello europeo e mondiale. I notai italiani collaborano anche con gli USA, esportando il nostro modello di sicurezza in un Paese in cui la mancanza di sistemi di verifica preventiva e di certezza dei diritti ha portato gravi danni per la collettività. L’informatizzazione dell’attività notarile, sconosciuta ai più, ha già contribuito a migliorare la vita dei cittadini italiani in termini di qualità dei servizi, di tempo risparmiato nella gestione delle pratiche e degli adempimenti, di affidabilità e di sicurezza. Vediamo come.
Tutti i notai d’Italia sono collegati attraverso la Rete Unitaria del Notariato (RUN) che garantisce, 24 ore su 24 in tutti i giorni dell’anno, il collegamento on-line con l’Agenzia delle Entrate, Infocamere, l’Agenzia del Territorio, l’ACI, il Ministero per i Beni e le Attività Culturali.
Dal 2001, attraverso la RUN è partita la registrazione telematica degli atti immobiliari (adempimento unico) e l’iscrizione on-line nel Registro Imprese. Dal 12 settembre 2012 è operativa la trasmissione telematica degli atti notarili a tutti gli uffici provinciali dell’Agenzia del Territorio. Si è portato così a compimento il processo di informatizzazione delle procedure di pubblicità immobiliare.
L’adempimento unico per gli atti immobiliari consente di abbreviare i tempi di esecuzione delle formalità di registrazione, trascrizione e voltura. Si è passati da una media di 30 giorni ad 1 giorno, senza alcun aggravio di costi, né per gli utenti né per lo Stato, con evidenti vantaggi in termini di sicurezza. La responsabilità di tutte queste operazioni è del notaio. Attraverso l’adempimento unico, inoltre, è stato possibile abolire l’obbligo di presentare la dichiarazione ICI prima, ora IMU.
I controlli sulla proprietà e libertà degli immobili e sulla situazione delle imprese vengono effettuate mediante visure on-line e in tempo reale.
Il completamento del processo di informatizzazione delle procedure di pubblicità immobiliare ha fatto guadagnare all’Italia 14 posizioni (dall’87 al 73 posto) nella classifica del Doing Business 2013, stilata dalla Banca mondiale.
Una società di capitali, che fino al 2000 necessitava di circa 5 mesi dalla costituzione per essere attiva, oggi può essere operativa il giorno stesso dell’atto notarile. Ciò si è reso possibile grazie anche all’abolizione del controllo omologatorio dei Tribunali e la conseguente assunzione di responsabilità da parte del notaio. Si può quindi dire che, per quanto riguarda il notariato, l’obbiettivo di “un impresa in un giorno” è già diventato realtà.
La trasparenza e l’aggiornamento dei Pubblici Registri ad opera di pubblici ufficiali responsabili dei controlli e delle procedure quali i notai ha inoltre un enorme valore nella lotta al riciclaggio e all’evasione fiscale.
Dal 2002 il Consiglio Nazionale del Notariato è Autorità di Certificazione per la firma digitale ed iscritto nell’elenco pubblico dei Certificatori gestito dall’Agenzia per l’Italia Digitale. Si tratta del solo sistema di firma digitale operativo nel nostro Paese che certifica, oltre all’identità di chi la utilizza, anche la funzione di notaio. Tutti i notai sono quindi dotati di firma digitale qualificata. I contratti di rete d’impresa devono essere firmati digitalmente davanti al notaio se la rete vuole acquisire la soggettività giuridica.
Il Consiglio Nazionale del Notariato è iscritto dal 2005 nell’elenco dei gestori di Posta Elettronica Certificata accreditato dal CNIPA e quindi già dal 2005 tutti i notai sono muniti di posta elettronica certificata, come poi previsto dalla Finanziaria 2009.
Nel gennaio 2013 a Brescia si è chiusa la prima asta telematica notarile gestita dal Tribunale di Brescia insieme all’Associazione notarile per le procedure esecutive, con l’aggiudicazione di un appartamento in provincia di Sassari. Per la prima volta in Italia si è assistito allo svolgimento di un’asta giudiziaria via web con la partecipazione di cittadini che si trovavano a centinaia di chilometri dalla sede del tribunale che gestiva la procedura. E’ evidente quale sia il vantaggio sia per i cittadini che intendono partecipare, che non devono sopportare i costi ed i disagi dei trasferimenti, sia per i creditori, che vedono ampliarsi il numero dei partecipanti e di conseguenza la possibilità di realizzazione del credito.
Sempre nel gennaio 2013 il notariato ha messo a punto il sistema che consente la stipula dell’atto pubblico informatico e la sua conservazione a norma, obbligatorio nel settore dei contratti pubblici di appalto di lavori, servizi e forniture. E’ una novità rivoluzionaria, che sancisce il tramonto della carta per questa rilevante categoria di contratti della Pubblica Amministrazione.
L’atto notarile informatico è il risultato di un procedimento apparentemente semplice, ma in realtà molto sofisticato dal punto di vista tecnologico. Non si tratta solo di documenti firmati digitalmente dalle parti e dai notai, ma di documenti di cui viene garantita la formazione e la successiva conservazione per un tempo illimitato con tecnologie sicure che ne assicurano anche la fruizione (cioè la leggibilità anche oltre le modifiche tecnologiche continue). In tal modo il notaio garantisce la tradizionale sicurezza con le medesime modalità anche nel mondo del documento informatico. L’innovazione ha richiesto un importante sforzo di armonizzazione della vigente legislazione che regolava la forma e la conservazione degli atti notarili, risalente al 1913, con le nuove problematiche poste dal totale superamento della carta.
L’utilizzo dell’atto notarile informatico, obbligatorio limitatamente ai contratti pubblici di appalto, è ora possibile per tutte le tipologie di atti, ma continuerà ad essere solo facoltativo e le parti potranno scegliere di continuare ad utilizzare la carta. L’atto si stipula sempre alla presenza del notaio e quindi si fa con tutti i tradizionali controlli preventivi. I cittadini potranno rivolgersi anche a due diversi notai, se si trovano in diverse città, a loro volta collegati attraverso la RUN.
Il notaio redige e legge l’atto sul computer e appone, dopo la firma digitale delle parti, anche la sua firma digitale qualificata sul documento, che comporta la conclusione del contratto. Dal punto di vista degli effetti giuridici, l’atto pubblico informatico e quello cartaceo sono equivalenti. Gli atti notarili informatici sono conservati dai notai, che ne mantengono la disponibilità esclusiva per il rilascio delle copie finchè sono in esercizio. Il notaio che redige l’atto informatico lo mette a raccolta e lo conserva nel proprio archivio digitale in una struttura informatica centralizzata, posta presso il Consiglio Nazionale del Notariato, con modalità che ne assicureranno la fruibilità nel tempo, nonostante le innovazioni tecnologiche. Tutte le spese di conservazione degli archivi informatici sono interamente a carico del notariato.
Le prospettive sono affascinanti, anche in considerazione della possibilità di collegamento tra tutti i notai d’Europa attraverso l’adozione di piattaforme condivise. Nel febbraio 2013 è stato firmato a Roma il protocollo europeo che affida al notariato italiano la gestione della piattaforma europea per il trasferimento dei documenti notarili informatici. Il progetto EUfides prevede, ad esempio, la possibilità di acquistare una casa in Spagna con venditori in Francia ed acquirenti in Italia, attraverso il collegamento tra un notaio spagnolo, un notaio francese ed un notaio italiano http://www.youtube.com/watch?v=ne6tVERp6rY
Non è difficile immaginare altre possibilità di utilizzazione di archivi digitali notarili europei. Ad esempio in materia di disposizioni per il fine vita, in cui i notai potrebbero garantire contemporaneamente l’autenticità delle volontà e la reperibilità in tempo reale su tutto il territorio europeo.