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Cloud computing e tecnologie mobili rappresentano un’ottima opportunità per ottimizzare i processi aziendali e ottenere un risparmio sui costi e un miglioramento della produttività. Ma spesso le aziende non sono preparate a gestire al meglio questa rivoluzione ed aumentano così le sfide legate all’espansione incontrollata delle informazioni che crescono man mano che le aziende aumentano il livello di informazioni conservate e disponibili al di fuori del firewall.
Nello specifico, secondo i dati del Digital Information Index di Symantec, quasi la metà (46%) delle informazioni di un’azienda è archiviata al di fuori del proprio data center. Con un 53%, le piccole e medie imprese (PMI) superano le grandi imprese quando si parla di informazioni riposte al di fuori del firewall, se si considerano i dispositivi mobili e i computer portatili. In alcuni paesi questo numero aumenta fino a oltre la metà, come in India (83%), Cina (60%) e Singapore (60%).
Lo studio ha scoperto quindi che quasi la metà (il 42%) delle informazioni aziendali è in duplice copia sulla rete aziendale, alimentando in questo modo ulteriormente una delle principali sfide connesse con la gestione delle informazioni: avere molteplici versioni di file identici.
Inoltre, il 42% delle informazioni è difficile da reperire “nel mare di informazioni in cui annegano le aziende oggi”. Questa mancanza di adeguata gestione delle informazioni fa sì che le imprese spendano più del necessario per lo storage – il 60% delle aziende spende più di 100.000 dollari all’anno.
L’aumento della mobilità contribuisce al diffondersi delle informazioni. Infatti, il 14% di tutte le informazioni aziendali a livello mondiale sono conservate su smartphone e tablet. Per le grandi aziende si parla del 14%, rispetto all’11% delle PMI. Questo dato è di gran lunga superiore in Paesi quali l’India (62%), l’Australia e la Nuova Zelanda (46%) e l’Italia (38%). La percentuale di informazioni accessibili su dispositivi mobili è ancora più alta, il 28% a livello globale. Anche in questo caso le grandi aziende registrano una percentuale superiore con il 31%, comparato al 25% delle PMI. Anche in questo caso, l’India registra un dato più alto, con il 43% delle informazioni accessibili da smartphone e tablet, seguita da Brasile (42%), Singapore (39%) e Malesia (38%).
Inoltre, i vantaggi in termini di costi e di agilità del cloud computing stanno portando ad un uso significativo del cloud per conservare le informazioni aziendali. A livello globale, quasi un quarto (23%) delle informazioni aziendali sono memorizzate nel cloud, pubblico, privato e ibrido. Questo numero è particolarmente elevato in Indonesia (45%), Cina (39%), Vietnam (34%) e Giappone (32%).
Per quanto riguarda l’Italia le sfide più importanti segnalate dall’IT includono il fatto che ci sono troppe versioni multiple di uno stesso documento che circolano all’interno dell’azienda (42%), che le informazioni non sono disponibili quando se ne ha bisogno (42%) e sopratutto la preoccupazione che le informazioni cadano in mani sbagliate (45%).
Bisogna poi considerare che nell’ambito delle informazioni conservate nella propria infrastruttura IT, per le aziende italiane, è difficile comprendere chi ha avuto accesso alle informazioni (50%), l’importanza dell’informazione per l’azienda (50%) e, infine, se si tratta di un dato personale o aziendale (49%).
Il risultato è che ci sono chiari segnali che le informazioni sono fuori controllo.
Il 50% delle informazioni aziendali conservate è un duplicato, il 40% delle informazioni aziendali conservate non è organizzata né facile da trovare e il 26% delle aziende italiane non ha osservato, negli ultimi 12 mesi, le normative e i requisiti riguardanti la government information.
“Le aziende stanno entrano in una nuova fase di trasformazione, con caratteristiche diverse da quanto abbiamo visto finora. Con i dispositivi mobili e il cloud – che stanno offrendo ai dipendenti l’accesso alle informazioni ovunque si trovino – stiamo anche constatando che ci sono molte più informazioni sensibili posizionate al di fuori dei confini IT tradizionali”, afferma Francis deSouza, group president, Enterprise Products and Services, Symantec Corp. “Questo fenomeno sta generando preoccupazione su come proteggere al meglio le informazioni”.
Allora, che cosa possono fare le aziende per ottenere il controllo delle loro informazioni?
Alla luce di questo cambiamento, oltre al data center, rendere la gestione delle informazioni una priorità è più importante che mai. Per ridurre al minimo l’espansione incontrollata delle informazioni e i suoi effetti sulle aziende, Symantec ha sviluppato le seguenti raccomandazioni:
• Focalizzarsi sulle informazioni, non sul dispositivo o sul data center: Con il BYOD e il cloud, le informazioni non sono più circoscritte tra le quattro mura di una società. La protezione deve focalizzarsi quindi sulle informazioni, non sul dispositivo o sul data center.
• Non tutte le informazioni sono uguali: Le imprese devono essere in grado di separare i dati inutili dalle informazioni aziendali più importanti e proteggere di conseguenza.
• Essere efficienti: La deduplica e l’archiviazione aiutano le aziende a proteggere di più, ma è necessario conservare meno informazioni per stare al passo con l’esponenziale crescita dei dati.
• La coerenza è la chiave: E’ importante definire coerenti politiche di informazione che possano essere applicate ovunque, in ambienti fisici, mobile, virtuali e cloud.
• Essere agili: E’ necessario prevedere piani per le future esigenze relative alle informazioni attraverso l’attuazione di una infrastruttura flessibile per supportarne la crescita continua (a.t.).