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Symantec Corp ha annunciato i risultati di una ricerca condotta su 5.000 avvocati in Europa da cui emerge che i professionisti del settore giuridico riscontrano una grande difficoltà nel gestire l’ingente quantitativo di informazioni archiviate elettronicamente – Electronically Stored Information (ESI) – che oggi ricoprono un ruolo fondamentale in quanto rappresentano una prova legale a tutti gli effetti.
Tutti i rispondenti alla ricerca provenienti da dieci diversi Paesi, hanno dichiarato di aver perso o ritardato una causa negli ultimi due anni, o di essere stati sanzionati da parte del tribunale o da parte di un organo di vigilanza, perché non sono stati in grado di individuare e fornire le prove archiviate elettronicamente (ESI). Più della metà degli intervistati (51%) ha ammesso di aver avuto problemi ad identificare e recuperare le prove archiviate elettronicamente (procedimento conosciuto anche come e-discovery) negli ultimi tre mesi.
La ricerca di Symantec ha, inoltre, evidenziato che se da una parte la scarsa disponibilità di ‘prove digitali’ può intralciare i procedimenti legali, dall’altra la capacità della tecnologia di identificare e raccogliere informazioni rilevanti tra milioni di file elettronici ha avuto un impatto estremamente positivo in numerosi casi nella regione EMEA.
Il 98% dei legali intervistati ha dichiarato che le ‘prove digitali’ recuperate nel processo di e-discovery si sono rivelate essenziali per il successo dei procedimenti legali in cui sono stati coinvolti negli ultimi due anni.
Symantec ha promosso questa ricerca in occasione del lancio di Symantec Enterprise Vault 9.0, la soluzione leader di mercato per l’archiviazione di email e contenuti che aiuta le aziende ad archiviare, gestire e recuperare le informazioni all’interno dell’azienda. I risultati della ricerca mettono in evidenza il ruolo cruciale delle ESI nei procedimenti legali, il 91% dei legali della regione EMEA le reputano ‘fondamentali’ o importanti per la propria attività quotidiana.
La nuova funzionalità Discovery Collector di Enterprise Vault 9.0 supporta le esigenze di e-discovery e i requisiti di investigazione interna, dando la possibilità agli utenti del mondo giuridico di trovare le informazioni non strutturate che risiedono al di fuori dell’archivio aziendale. La capacità di eseguire a livello remoto un search di desktop e computer portatili è particolarmente utile per gli avvocati della regione EMEA, il 45% di essi dichiara infatti che le ESI che si devono ricercare con maggior frequenza per recuperare informazioni rilevanti sono contenute in hard drive individuali.
Enterprise Vault Discovery Accelerator permette inoltre di esaminare le informazioni in modo più efficiente grazie alla rimozione dei file duplicati in caso di ricerca di informazioni rilevanti per una specifica questione legale. Symantec stima che Enterprise Vault Discovery Accelerator possa ridurre il costo dei costi legali per gigabyte di dati del 50% – 90%.
Riguardo alla domanda su quale fosse la percezione del successo delle attività di ricerca tramite e-discovery applicata alla crescente quantità di ESI, la ricerca di Symantec ha rivelato un potenziale distacco tra la preparazione percepita e le reali capacità. Più del 69% degli intervistati ha dichiarato di essere ‘molto preparato’ nel recuperare gli ESI relativi a cause importanti o a problematiche di conformità.
Eppure, il 60% degli intervistati ha ammesso di aver incontrato delle difficoltà con la quantità di informazioni che ha dovuto ricercare; il 29% si è lamentato di non aver avuto abbastanza tempo per condurre indagini accurate; e il 24% ha dichiarato la carenza di una tecnologia sufficientemente sofisticata di e-discovery per effettuare una ricerca efficace.
Quando è stato chiesto agli avvocati che tipo di aiuto si aspettavano, il 57% ha richiesto specificatamente “miglioramenti nella tecnologia di ricerca usata per individuare, conservare e processare le ESI” attraverso misure quali una nuova legislazione che regolamenti la presentazione delle prove in formato digitale o collaborazioni internazionali più forti.
“Mettere insieme delle prove rilevanti per vincere una causa era decisamente difficile quando bisognava spulciare pazientemente centinaia se non migliaia di documenti cartacei” ha dichiarato Sharon White, Product Marketing Manager di Symantec, “l’aumento dei dati elettronici implica che oggi gli investigatori hanno a che fare con milioni di file. La nostra ricerca evidenzia che nonostante i legali si sentano preparati, il fatto che abbiano tutti perso delle cause o dei processi a causa della difficoltà nel recupero di ‘prove digitali’ dimostra la necessità di dover fare di più per ottenere risultati positivi nei procedimenti legali. La buona notizia è che i legali riconoscono come la tecnologia di e-discovery permetta di trovare una ‘prova digitale’ in maniera efficiente, veloce e soprattutto gestibile“.
La ricerca è stata effettuata nel mese di agosto e ha coinvolto 5.000 avvocati di Francia, Germania, Italia, Olanda, Sud Africa, Spagna, Svezia, Svizzera, Gran Bretagna ed Emirati Arabi Uniti.
