Italia
Il passaggio di documenti cartacei in Italia rappresenta almeno il 2% del Pil. Un risparmio anche solo del 10% vale 2 miliardi di euro. Questi i dati presentati da Pierluigi Ridolfi, già componente del CNIPA e presidente della Commissione per la dematerializzazione, in occasione del Convegno organizzato da Siav.
Si parlato anche del quadro normativo di base per la dematerializzazione della documentazione amministrativa e fiscale ritenuto completo. E’ in itinere la normativa che riguarda gli altri settori, da quello giudiziario a quello catastale, dall’anagrafe all’ambito sanitario a quello del lavoro.
C’è ancora molto da fare nel campo sanitario per la complessità del sistema. E’ necessario il coordinamento delle varie regioni, e va considerata la delicatezza dei procedimenti che toccano la privacy delle persone. A fronte di ciò, al convegno è emersa una forte esigenza da parte delle aziende affinché il quadro normativo sia al più presto completo anche negli altri settori.
Le soluzioni digitali disponibili per l’applicazione del quadro normativo sono valide. Inoltre, sta nascendo una nuova figura, quella del responsabile della conservazione sostitutiva, che definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia di documenti (analogici o informatici) da conservare e verifica periodicamente l’effettiva leggibilità dei documenti conservati.
Andrea Venturato, product manager di Siav, ha sostenuto che le scrivanie dei nostri uffici devono diventare sempre più un luogo di processo e sempre meno un luogo di deposito della carta. Secondo il CNIPA, ogni anno in Italia vengono stampate 100 miliardi di pagine per un valore economico di 1,5 miliardi di euro. Il 20% di queste pagine sono stampate per errore e cestinate immediatamente. La vita media del 30% dei fogli stampati è di 5 minuti. Tutto ciò equivale a uno spreco di 50 miliardi di pagine.
Numeri significativi intorno a cui si è sviluppato il confronto sulla gestione documentale e la conservazione sostitutiva nelle aziende e nella PA con l’obiettivo di semplificare l’organizzazione aziendale per migliorarne l’efficienza e la qualità del lavoro.
“Si cambia ciò che si misura”: è questo lo slogan lanciato da Siav. A tal proposito Stefano Nalesso, direttore generale della società, ha detto: “Quante persone oggi all’interno di un’azienda sono in grado di determinare in modo preciso quanto tempo è necessario allo svolgimento e al completamento di un processo? La gestione elettronica dei documenti e il business process intelligence consentono una totale trasparenza, il controllo analitico dei processi di business aziendali e la possibilità di misurare l’organizzazione e il lavoro dei cosiddetti colletti bianchi per individuare le inefficienze da correggere”.
L’intervento di Gaetano Silipigni, esperto tributario dell’agenzia delle entrate, ha illustrato la normativa e le regole di applicabilità della fatturazione elettronica, la natura del documento informatico, la trasmissione e la conservazione dei documenti con valore fiscale a norma di legge.
Sono state poi presentate le esperienze concrete di alcune aziende che hanno adottato un sistema di gestione elettronica dei documenti e presentato l’iter di sviluppo della tecnologia in azienda e i risultati ottenuti: Carglass (che ha ottenuto una riduzione del 20% nel tempo di gestione di ogni pratica), Invatec, Il Sole 24 Ore e Carlo Erba Reagenti. (r.n.)