Italia
Un momento di confronto fra amministrazioni, università e imprese in tema di gestione e dematerializzazione dei documenti pubblici, ma anche un’occasione per discutere delle concrete possibilità di riuso delle soluzioni di eGovernment finora realizzate.
Questi, in sintesi, i temi del convegno “Per una PA senza carta: dal progetto alla realtà” svoltosi a Bologna per fare il punto sul processo di digitalizzazione della PA, a pochi giorni dalla presentazione del ‘Libro Bianco‘ sulla dematerializzazione della documentazione amministrativa, voluto dal Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie Lucio Stanca e coordinato da Pierluigi Ridolfi, componente del CNIPA e presidente dello specifico Gruppo di lavoro.
Focalizzando anche in questa occasione sui benefici economi e gestionali della dematerializzione dei documenti amministrativi pubblici – processo che attualmente vale al Sistema Italia oltre il 2% del Pil – Ridolfi ha annunciato l’imminente pubblicazione web della Gazzetta Ufficiale del Regno d’Italia, in particolare dei fascicoli pubblicati dal 1871 al 1946 (circa un milione di pagine), che sarà consultabile online sul sito del Cnipa, semplificandone l’accesso, sveltendo le procedure burocratiche e alleggerendo gli archivi, con un risparmio netto di 3 mln di euro l’anno.
La digitalizzazione della GU – nell’ambito del progetto Au.G.U.Sto (Automazione della Gazzetta Ufficiale Storica) – richiederà un investimento del Cnipa pari a un milione di euro e consentirà il recupero di 25 mila mq di spazio d’archivio, con un risparmio di oltre 1,5 mln di euro l’anno, nonché una razionalizzazione delle risorse umane che porterà a risparmiare ulteriori 1,5 mln di euro l’anno.
Ma in cosa consiste il processo di trasformazione dei sistemi documentari pubblici? Sostenuta da un quadro normativo all’avanguardia e da un articolato piano di accordi strategici con il mondo dell’impresa IT, l’automatizzazione delle procedure amministrative si traduce nel ricorso e nell’applicazione di diversi strumenti, quali il protocollo informatico, la classificazione elettronica, il trasferimento su supporto digitale della documentazione cartacea e la stesura dei documenti stessi in formato elettronico, in direzione di un più ampio ricorso al documento informatico, confermato dalla normativa vigente del suo pieno valore giuridico.
Ecco perchè, nell’ambito del processo di riforma gestionale dell’attività amministrativa in ambiente digitale, la dematerializzazione si pone certamente come la prima e più diretta conseguenza del progressivo incremento dell’informatizzazione nella gestione amministrativa, pubblica e privata. Basti pensare che il trasferimento su digitale di appena il 10% dalla documentazione cartacea porterebbe allo Stato un risparmio annuo di 3 mld di euro, ripetibile ogni esercizio successivo.
Come ha ricordato Ridolfi nel corso del convegno, sono ormai disponibili tecnologie e norme, a partire dal Codice dell’Amministrazione Digitale, che consentono di procedere in questa direzione.
“È evidente che la strada della dematerializzazione è senza ritorno, non solo per il risparmio di costi, spazio e carta ma anche e soprattutto per il considerevole miglioramento dell’efficienza dei servizi della Pubblica Amministrazione” – ha dichiarato Ridolfi, che ha sottolineato come “una amministrazione media spende non meno di 25 mila euro solo per lo stoccaggio degli archivi, con una progressione di costi connessa all’inserimento dei documenti cartacei e alla loro ricerca”.
L’attuazione della dematerializzazione è quindi una vera e propria opportunità di risparmio e di efficienza, per la PA ma indirettamente anche per aziende e cittadini. Secondo una recente indagine Cnipa, infatti, nel 2004 sono stati prodotti circa 110 milioni di documenti nelle sole amministrazioni centrali, che hanno innescato 160 milioni di registrazioni di protocollo e 147 milioni di documenti archiviati. Il costo stimato di gestione dei documenti della sola Pubblica amministrazione centrale supera i 3 mld di euro, mentre la Pubblica amministrazione locale spende non meno di 1,5 mld di euro l’anno.
Per questo motivo, il CNIPA è impegnato a sostenere lo sviluppo della dematerializzazione, puntando a sostituire i documenti in formato tradizionale con registrazioni informatiche, ma anche a sostenere l’adozione di criteri che riducano la creazione di nuova documentazione cartacea.
In questo scenario rientra anche il Progetto “@P@” che, con un finanziamento di 18 mln di euro, vuole favorire l’avvio di condizioni abilitanti e propedeutiche sul versante normativo e infrastrutturale per la diffusione su larga scala nella PA della comunicazione elettronica; per la creazione di una task force per stimolare le iniziative idonee nella PA; per la selezione e il co-finanziamento di progetti di digitalizzazione.