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Si è svolto a Roma, presso il Complesso monumentale di S. Spirito, il workshop La gestione documentale per l’efficienza e la trasparenza, promosso dal Cnipa per fare il punto sul tema della gestione documentale degli archivi della PA, sui modelli di attuazione dei sistemi informatici e sull’impegno che i vertici delle amministrazioni devono ancora sostenere per portare a termine il processo in atto.
La rilevazione annuale condotta dal Cnipa e relativa al 2005 ha interessato tutte le amministrazioni centrali (il 61% in più sul 2004) ed oltre 650 mila dipendenti (+97%), raggiungendo così il 92% del personale complessivo della Pubblica amministrazione centrale. Il documento ha fornito una fotografia aggiornata dello stato di attuazione della normativa presso le PAC, ed è divenuto oggetto di dibattito assieme alle criticità emerse nell’introduzione dei nuovi sistemi e alle opportunità per l’innovazione dei processi amministrativi pubblici.
Nel corso del convegno sono stati presentati i dati sulla diffusione del protocollo informatico nella Pubblica Amministrazione, che hanno messo in luce i grossi benefici, in termini di risparmio economico, che implicherebbe un suo uso generalizzato.
A due anni dall’entrata in vigore della normativa sull’obbligo della sua adozione, si prospetta, infatti, per le amministrazioni una nuova sfida verso l’innovazione: dato particolarmente significativo, i circa 60 mln di euro l’anno che potrebbero essere risparmiati nelle spese di affrancatura postale dei 100 milioni di documenti scambiati tra le amministrazioni pubbliche centrali
La graduale introduzione dei nuovi strumenti informatici nella gestione elettronica dei documenti e dei procedimenti amministrativi ne ha reso evidente l’utilità e le innegabili potenzialità, in termini di efficienza e trasparenza verso i cittadini e le imprese.
Nel suo intervento Livio Zoffoli, presidente del Cnipa, ha inoltre posto in evidenza che “l’automazione del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali nella PA è un fattore fondamentale di razionalizzazione e di sviluppo. La realizzazione di questi progetti può portare ad un contenimento dei costi di funzionamento e ad un miglioramento dell’efficienza dei procedimenti amministrativi che avrebbe come conseguenza un rafforzamento della competitività del Paese”.
Da quanto emerso dal dibattito, l’utilizzo della posta elettronica certificata, per veicolare documenti da e verso i privati, consente un ulteriore sensibile risparmio economico. Inoltre permette di spedire e ricevere un documento informatico in una qualsiasi data e ora dell’anno da una qualunque postazione collegata ad una rete telematica. Il rapporto del CNIPA ha messo in evidenza che il 42% delle amministrazioni pubbliche (+9% sul 2004) ha progetti di protocollo informatico già conclusi o in corso di completamento.
Tuttavia, la digitalizzazione delle procedure di protocollo ha riguardato poco meno del 40% della totalità dei documenti; percentuale che scende al 23% se si considerano i documenti archiviati in modalità elettronica. Insomma, è ancora lunga la strada per il raggiungimento del traguardo. Così che il 98% della documentazione trattata dalle amministrazioni centrali, ossia circa 160 milioni di documenti, è ancora cartacea e gli scambi di documentazione avvengono con strumenti tradizionali.
I benefici derivanti dall’introduzione delle Ict nella PA potrà consolidarsi ulteriormente, andando a determinare risparmi dal 40 al 70% rispetto ai costi attuali di gestione del protocollo tradizionale, con la sua progressiva estensione a tutte le amministrazioni pubbliche, comprese quelle locali ed in particolari quelle di piccole dimensioni, che attualmente ripartiscono gli oneri del protocollo tradizionale su una platea più contenuta di abitanti e, quindi, con costi percentuali maggiori.
Nel corso del convegno e della tavola rotonda sono emerse testimonianze di autorevoli amministrazioni sulle esperienze nei confronti della tematica e sull’adozione del nuovo modello di attuazione del protocollo informatico e sulla gestione dei flussi documentali. In particolare, il servizio di protocollo in ASP offerto dal Cnipa ha fornito un esempio di approccio alla realizzazione di obiettivi strategici per il Paese, che coniuga in modo virtuoso il contenimento dei costi, la velocità di attuazione e la flessibilità della soluzione nei confronti dei diversi assetti organizzativi delle amministrazioni. (a.gu)
