Italia
A porre in evidenza la convenienza non solo economica, ma anche in termini di maggiore efficienza e di miglioramento dei servizi offerti ai cittadini e alle imprese, senza entrare nell’aspetto ambientale ed ecologico, è il ‘Libro Bianco sulla dematerializzazione della documentazione amministrativa’, voluto dal Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie Lucio Stanca, e coordinato dal prof. Pierluigi Ridolfi, componente del CNIPA e presidente dello specifico Gruppo di lavoro, e presentato a Milano alla conferenza Omat sulla gestione elettronica.
“Le tecnologie digitali sono una rilevante risorsa per l’efficienza e la produttività della PA. Uno Stato che costa meno e lavora meglio crea più ricchezza per il Paese“, ha scritto il ministro Stanca nella prefazione, ricordando che “l’impulso dato dalla nostra politica per la modernizzazione della PA attraverso nuove applicazioni tecnologiche, un quadro normativo coerente, un’organizzazione dedicata, un metodo condiviso ed una cultura diffusa dell’e-Goverment, consente oggi di realizzare quegli ingenti benefici, in termini di risparmio e di efficacia, che il passaggio del documento amministrativo dalla carta al bit ha sempre prospettato. Il progetto di dematerializzazione è collegato al più ampio impegno di razionalizzare i processi di trasformazione e modernizzazione della burocrazia italiana“.
Presentando il Libro Bianco, Ridolfi ha posto in evidenza che “la dematerializzazione dei documenti, pur essendo solo uno dei tasselli della riprogettazione delle procedure della PA in una prospettiva digitale, è quella sulla quale è possibile realizzare interventi concreti con maggior rapidità“.
Del resto, ha aggiunto, “oltre ad un quadro normativo sostanzialmente completo a partire dal Codice della Amministrazione digitale (già in vigore), anche le tecnologie per la redazione, firma, protocollo, trasmissione e archiviazione dei documenti informatici sono adeguate. Manca ancora una significativa azione di sensibilizzazione e di formazione del personale coinvolto per realizzare la tanto auspicata ‘scomparsa della carta‘”.
L’analisi apre un ampio e inedito spaccato non solo sui costi attuali per la gestione tradizionale, ossia manuale, della documentazione, ma anche sui vantaggi derivanti dal passaggio alla digitalizzazione.
Secondo un’indagine del CNIPA, ad esempio, nel 2004 nelle sole amministrazioni centrali, e senza tenere conto di settori importanti quali la giustizia dei Tribunali, sono stati prodotti circa 110 milioni di documenti, che hanno innescato 160 milioni di registrazioni di protocollo e 147 milioni di documenti archiviati. Solo per lo smistamento e il protocollo di questa montagna di carte sono state impegnate oltre 55 mila persone (tanti quanti gli abitanti di Cuneo o Agrigento), in 19 mila uffici. Il costo stimato di gestione (trasmissione, protocollo, copia e archiviazione) dei documenti della sola Pubblica amministrazione centrale (Pac) supera i 3 miliardi di euro, mentre la Pubblica amministrazione locale (Pal) spende non meno di 1,5 miliardi di euro l’anno.
La gestione del foglio stipendio di 1,5 milioni di dipendenti pubblici costa attualmente oltre 40 milioni di euro l’anno richiedendo più di 1.100 impiegati. Compiendo una estrapolazione per tutti i 16 milioni di dipendenti italiani, pubblici e privati, il costo supera il miliardo di euro l’anno. Per questo già nella Pac è in corso il graduale passaggio al cedolino online, che arriva sulla email del dipendente: solo per la riduzione dei costi di carta e oneri di distribuzione fisica delle buste paga si avrà un risparmio di circa 27 milioni di euro l’anno.
L’attuazione della dematerializzazione è una opportunità rilevante di risparmio e di efficienza non solo per la PA, ma anche per le aziende e per i cittadini tutti riducendo il costo della carta, trasporto, conservazione e ricerca. Soltanto nella Pac la conservazione in magazzino di un solo documento costa 4 centesimi l’anno, mentre quello di ricezione, trattamento e trasmissione è di circa 15 euro.
Il CNIPA è impegnato a sostenere lo sviluppo della dematerializzazione, puntando non solo ad eliminare i documenti in formato tradizionale ora esistenti negli archivi per sostituirli con registrazioni informatiche, ma anche a far sì che tutte le amministrazioni pubbliche adottino criteri che evitino o riducano enormemente la creazione di nuovi documenti su carta.
Per questo il Comitato dei Ministri per la Società dell’Informazione ha affidato al CNIPA il Progetto “@P@” con un finanziamento di 18 milioni di euro, per l’avvio di condizioni abilitanti e propedeutiche sul versante normativo e infrastrutturali per la diffusione su larga scala nella PA della comunicazione elettronica (nel 2001 il 30% dei dipendenti pubblici informatizzabili aveva una eMail, ora sono quasi il 90%); per la creazione di una task force per stimolare le iniziative idonee nella PA, nonché la selezione e il co-finanziamento di 30 progetti in 16 amministrazioni, che hanno interessato al digitalizzazione di 300 procedure, con un investimento complessivo di 50 milioni di euro.
Ridolfi ha precisato che “alla fine del 2006, quando tutte le iniziative co-finanziate saranno a regime, prevediamo di ottenere un risparmio di oltre 150 milioni di euro per anno, di cui circa la metà attribuibile agli oltre 2.600 anni/persona riutilizzabili e la rimanente metà derivante dagli oltre 75 milioni di pagine di carta di cui verrà annualmente soppressa la produzione, spedizione ed archiviazione, ottenendo anche un sensibile miglioramento della qualità del servizio derivante dall’abbattimento dei tempi delle procedure burocratiche“.
Accanto alla promozione della dematerializzazione dei documenti nella PA, prosegue anche quella che coinvolge i privati.
Su questo fronte, ha ricordato Ridolfi, “sono molto attive le Poste Italiane che stanno portando avanti progetti innovativi, a partire da quello relativo ai bollettini postali. Ogni anno ne vengono elaborati più di 600 milioni. La nuova modalità prevede che al destinatario sia inviata una immagine informatica dell’attestazione, con la drastica riduzione dei tempi e dei costi dei controlli“. Un altro settore su cui, soprattutto nel privato, la dematerializzazione può consentire enormi benefici è quello della fatture, la cui gestione costa per ciascuna nota emessa almeno 7 euro e, complessivamente, non meno 10 miliardi di euro l’anno.
Tra gli strumenti che più stanno agevolando la dematerializzazione ci sono la firma digitale e la posta elettronica certificata. La prima garantisce l’autenticità e l’integrità di messaggi e documenti scambiati ed archiviati in modo informatico, al pari della firma autografa per i documenti tradizionali. Il nostro Paese con oltre 2,5 milioni di dispositivi distribuiti è quello che, a livello internazionale, registra la maggior diffusione della firma digitale. La posta elettronica certificata fornisce al mittente la documentazione elettronica, con valenza legale, che attesta l’invio e la consegna dei documenti informatici, ossia anche del contenuto.
Proprio per la complessità e la vastità dei settori di applicazioni e considerata la disponibilità di diversi strumenti innovativi per passare dalla carta al bit, il ministro Stanca ha costituito presso il CNIPA un Gruppo di lavoro, presieduto da Ridolfi, allo scopo di individuare i freni allo sviluppo e di attivare iniziative affinché la macchina della dematerializzazione prenda velocità e vada presto a regime. È dal lavoro di questo gruppo che è nato il Libro Bianco da cui emergono le luci (ad esempio, le norme ci sono tutte; c’è un atteggiamento generalmente propositivo dei dipendenti, etc.), ma anche le ombre.
“Ci sono ancora freni psicologici e culturali all’abbandono della carta“, ha spiegato Ridolfi, “perché della carta ci si fida, la si vede, la si tocca, oggi c’è e domani ci sarà; mentre il file informatico ha caratteristiche di quasi immaterialità. Qualcuno inoltre ha sollevato problemi di privacy, soprattutto nel settore sanitario.
Ma guardando avanti, ci aspettiamo un 2006 ricco di novità: i privati daranno avvio alla dematerializzazione di molti documenti; molte amministrazioni pubbliche, come il Ministero dell’Economia e Finanze, prenderanno decisamente la leadership e faranno da battistrada. Vedranno inoltre la luce molte iniziative del Progetto@P@; altre nasceranno, al centro e nelle periferie.
Sarà, insomma, il primo anno in cui si cominceranno a raccogliere i frutti del tanto lavoro fatto negli anni scorsi. E per i cittadini“, ha detto ancora, “e questo significherà una amministrazione meno costosa, dunque più efficiente, e più rapida, ossia potenzialmente più efficace. ‘Meno carta e più informatica‘ sarà, pertanto, il motto che accompagnerà l’avvio del viaggio del Codice dell’Amministrazione Digitale, con il quale, anche attraverso la dematerializzazione, si renderà possibile realizzare il diritto del cittadini digitale di corrispondere in modo informatico con le amministrazioni pubbliche e il dovere le stesse amministrazioni di interagire in modo analogo“.
Per questo sono stati già attivati 10 Tavoli tecnici per approfondire le tematiche di competenza ed anche, ha concluso Ridolfi, “per contribuire alla diffusione del concetto che la dematerializzazione è un processo veramente dietro l’angolo, che si può realizzare presto e bene, con benefici diffusi“.
