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Nel corso del Convegno Sirmi/MF-Milano Finanza ¿Tecnologie e Soluzioni per l’Archiviazione e la Gestione Documentale¿, tenutosi a Milano lo scorso settembre, sono stati annunciati i principali risultati emersi dallo Studio Sirmi che, oltre a dare indicazioni sulle dimensioni del mercato della Gestione Documentale, evidenzia come l’adozione di un corretto approccio alla gestione elettronica dei documenti implichi l’adozione di soluzioni di gestione dei flussi e non solo dei documenti.
Il Rapporto sul ¿Mercato della Gestione Documentale¿ di Sirmi rappresenta uno strumento pratico a supporto della definizione dell’approccio da adottare nell’affrontare le problematiche inerenti la gestione elettronica dei documenti.
Lo studio, indirizzato prevalentemente ad Aziende Utenti di ICT e in generale a tutti gli operatori del settore, fornisce informazioni aggiornate e puntuali su aree di specifico interesse; in particolare:
analisi comparativa tra l’approccio tradizionale e il nuovo approccio alla gestione documentale
descrizione delle componenti dell’offerta
valutazione oggettiva sull’impatto della normativa sul mercato della gestione documentale
dimensionamento e trend di questo mercato, riferito sia ai prodotti e servizi IT, sia ai servizi non IT (2003-2008).
Il tema della Gestione del Documento ha assunto negli ultimi anni un crescente rilievo correlato al mutato atteggiamento di Imprese e Istituzioni verso ogni tipo di attività d’interscambio d’informazioni con i propri interlocutori, clienti, consumatori o cittadini tout-court, ma dovuto anche alla rilevante crescita dei volumi delle informazioni generate da Internet e dalla Tecnologia Digitale.
Lo studio analizza gli elementi propri della gestione documentale tradizionale, comparandoli con le istanze emergenti che danno luogo ad un approccio diverso ¿ e quindi nuovo ¿ della Gestione Documentale stessa.
Infatti, pur rimando fondamentali i criteri classici, ovvero le soluzioni ai problemi di protocollazione, classificazione, scarto, versamento negli archivi (deposito o storico), una moderna e quindi più corretta gestione documentale deve prendere in considerazione nuovi parametri, quali:
adozione di soluzioni di gestione dei flussi documentali e non dei soli documenti
soluzioni d’archiviazione di qualunque tipo di documento utile al business, comprese eMail e immagini
integrazione degli archivi cartacei con quelli elettronici
correlazione dei documenti ai dati associati.
¿I documenti e i flussi documentali rappresentano una componente della conoscenza aziendale; obiettivo della gestione documentale deve essere non tanto quello di archiviare in modo elettronico il patrimonio documentale dell’azienda, quanto piuttosto quello di renderlo più facilmente e velocemente fruibile a tutti i soggetti aziendali¿, ha dichiarato Enrico Acquati, Direttore Consulenza e Ricerca di Sirmi.
Lo studio, infatti, mette in evidenza che se la gestione documentale deve essere anche e soprattutto uno strumento di diffusione della conoscenza presente in azienda, le aziende devono:
rendere i documenti facilmente fruibili a tutti i richiedenti ai livelli funzionale, di processo e aziendale
attivare un sistema di ¿fruizione intelligente¿ dei contenuti, realizzando elaborazioni sulle informazioni contenute nei documenti stessi
regolare gli accessi attraverso sistemi di autorizzazione, garantendo così la sicurezza del patrimonio informativo.
Lo studio fornisce infine dati dimensionali e trend di mercato del settore, sia a livello aggregato sia analitico, per i prodotti e servizi (servizi IT, servizi non-IT, servizi professionali (consulenza archivistica, formazione¿ ), servizi di gestione in outsourcing degli archivi cartacei).
In particolare, ¿Al termine del 2004 ¿ come ha sottolineato da Enrico Acquati nel corso del Convegno Sirmi / MF Milano Finanza ¿ il mercato dei prodotti software e dei servizi (IT e non IT) di gestione documentale si è attestato a circa 597 milioni di euro, con un tasso di crescita pari all’11,5%. Per il 2005 ci attendiamo una crescita ancora a due cifre intorno all’11% pari ad un valore prossimo ai 667 milioni di euro. Nel 2004 la parte del leone l’hanno fatta i servizi IT (pari al 57,7% del valore totale) e, in particolare, i servizi di consulenza e implementazione. La componente software rappresenta circa il 23,7% mentre i servizi non IT l’8,6%¿.
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